Государственная система стандартизации Республики Казахстан

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Порядок учета, хранения и восстановления подлинников и дубликатов государственных стандартов Республики Казахстан

 

 

СТ РК 1.6- 96

 

 

Издание официальное

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Госстандарт Республики Казахстан

Алматы

1996

Предисловие

B. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН                   Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Казахстан

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН                     в действие Постановлением Коллегии Госстандарта Республики Казахстан от 05.02.96, № 1А

3. В стандарте использована терминология, установленная СT РК 1.13-85

4. ВВЕДЕН                                                   Взамен ГОСТ 1.13-85

Настоящий стандарт не может быть тиражирован и распространен без разрешения Госстандарта Республики Казахстан

Содержание

1. Область применения

2. Нормативные ссылки

3. Определения

4. Общие положения

5. Учет и хранение подлинников стандартов

6. Восстановление подлинников стандартов

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Государственная система

стандартизации Республики Казахстан

Дата введения

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок учета, хранения и восстановления подлинников и дубликитов государственных стандартов Республики Казахстан.

Стандарт обязателен для держателей подлинников и дубликатов государственных стандартов, находящихся на территории Республики Казахстан, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

GT РК 1.2-93 ТСС РК Порядок разработки государственных стандартов

СТ РК 1.5-93 ТСС РК Общие требования к построению, изложению и содержанию стандартов

РД 50 РК 18-95 ТСС РК Порядок внесения изменений в стандарты

3. Определения

3.1 Подлинник стандарта - экземпляр документа, выполненный на любом материале, оформленный подлинными подписями, полностью подготовленный для воспроизведения типографским или иными способами, позволяющий многократное воспроизведение с него копий надлежащего качества средствами множительной техники, тем, числе микрофильмов и микрофиш по действующей нормативной документации.

3.2. Дубликат стандарта - экземпляр документа идентичный подлиннику стандарта, полностью подготовленный для воспроизведения типографским или иными способами, позволяющий многократное воспроизведение с него копий надлежащего качества средства­ми множительной техники, в том числе микрофильмов и микрофиш по действующей нормативной документации.

4. Общие положения

4.1. Подлинник государственного стандарта-Республики Казахстан (далее подлинник стандарта) должен быть выполнен по СТ РК 1.5-93.

4.2. Дубликат государственного стандарта Республики Казахстан (далее дубликат стандарта) должен соответствовать п 3.2 настоящего стандарта.

4.3. Организациями - держателями подлинников стандартов

должны быть технические комитеты по стандартизации в соответствии с закрепленными за этими организациями группами продукции и областями деятельности или другие организации, установленные органами, утвердившими эти стандарты.

4.4. Организацией - держателем дубликатов стандартов является Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Казахстан (далее Госстандарт Республики Казахстан).

4.5. Подлинники и дубликаты стандартов подлежат учету, хранению и восстановлению в подразделении (службе) стандартизации или другом структурном подразделении организации- держателя подлинников (дубликатов) стандартов, определенном руководителем (заместителем руководителя) организации.

4.6. Учет хранение и восстановление дубликатов стандартов осуществляется в порядке, устанавливаемом Госстандартом Республики Казахстан на основе настоящего стандарта.

5. Учет и хранение подлинников стандартов

5.1. При приемке подлинников для учета и хранения в организации - держателе подлинника проверяют:

- пригодность их для хранения, многократного изготовления с них копий (при применении способов копирографии) и микрофильмирования в соответствии с требованиями стандартов на микрофильмирование;

- наличие всех установленных подписей и дат, а при отсутствии

согласующих подписей на подлинниках стандартов - наличие документов о согласовании;

.- наличие документов, представляемых вместе со стандартами на утверждение и государственную регистрацию, включаемых в дела государственных стандартов, в т.ч.

- подлинники отзывов на первую (последующие) редакцию проекта и документы о согласовании окончательной редакции проекта стандарта;

- сводка отзывов на окончательную редакцию проекта стандарта;

- пояснительная записка разработчика проекта стандарта в соответствии с п.2.3.1 СТ РК 1.2-93;

- сопроводительное письмо разработчика о направлении проекта стандарта на утверждение и государственную регистрацию;

-копии или выписки из постановления утверждающей организации об утверждении стандарта и даты введения его в действие;

- документы по каждому изменению стандарта, продлению срока действия, отмена стандарта, его замене.

5.2. Все подлинники стандартов, принятые на хранение, учитывают в инвентарной книге, выполненной в соответствии с приложением А на бумажном или электронном носителе.

5.3. Каждому подлиннику документа должен быть присвоен один инвентарный номер независимо от количества листов.

5.4. На свободном поле лицевой стороны обложки подлинника стандарта должен быть проставлен штамп с указанием инвентарного номере, выполненный в соответствии с приложением Б черт1.

5.5. Инвентарные книги должны быть зарегистрированы по правилам делопроизводства, установленным в организации - держателе подлинников стандартов.

5.6. На каждый подлинник стандарта должна быть заведена карточка учета стандарта, выполненная в соответствии с приложениями В и Г на бумажном или электронном носителе.

5.7. Сведения о государственной регистрации должны быть проставлены, на свободном поле первой страницы стандарта при помощи штампа или от руки черными тушью или чернилами и в карточке учета стандарта соответствующим образом.

5.8. Подлинники стандартов следует хранить в делах стандартов в порядке, возрастания обозначений документов. Подлинники стандартов, с которых изготовляют копии способами копирографии, допускается хранить отдельно от дел стандартов.

Внесение изменений в подлинники стандартов осуществляется по - ^:СТ РК 1.2-93 и РД 50 РК 18-95.

5.9. Подлинники отмененных стандартов в период ведомственного хранения следует хранить отдельно от действующих подлинников, в делах этих стандартов, желательно в технических архивах.

5.10. На первой странице подлинника отмененного (замененного) стандарта должен стоять штамп, выполненный в соответствии с приложением Б, черт.2 или 3.

В инвентарной книге в графе «Примечание» и в карточке учета стандарта должны быть соответствующие отметки об отмене (замене) стандарта.

5.11. Подлинники отмененных стандартов в период ведомственного хранения допускается выдавать только по письменному разрешению органов, утвердивших эти стандарты.

6. Восстановление подлинников

6.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

6.2. Восстановление подлинника может быть произведено только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

6.3. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

6.4. Восстановление подлинника стандарта может быть произведено двумя способами:

Первый способ: тем же способом и на том же материале, на котором выполнен подлинник стандарта, с которого производят восстановление

второй способ: способом - копирографии с дубликата стандарта, изданных типографским способом экземпляров стандарта или копий стандарта изготовленных средствами множительной техники надлежащего качества.

Допускается, при необходимости, в качестве восстановленного подлинника использовать экземпляр стандарта, изданного типографическим способом или копию стандарта, изготовленную способом копирографии надлежащего качества.

6.5. Восстановленный подлинник стандарта по содержанию должен быть идентичен подлиннику стандарта, с которого производят восстановление.

В восстановленный подлинник стандарта должны быть внесены все изменения, утвержденные в установленном порядке, до момента его восстановления.

6.6. При восстановлении стандарта первым способом расшифровки подписей и даты подписания, имеющихся в подлиннике стандарта, с которого производят восстановление, должны быть произведены способом, которым производят восстановление.

Взамен подлинных подписей в круглых скобках указывают слово «Подпись»

6.7. При изготовлении восстановленного подлинника стандарта с ранее восстановленного подлинника стандарта надпись о предыдущем восстановлении подлинника стандарта не воспроизводят.

6.8. Восстановленный подлинник стандарта должен быть заверен подпись, ответственного лица, назначенного приказом (распоряжением) по организации-держателю подлинника этого стандарта. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника стандарта, выполняют пастой, чернилами, тушью, на пишущей машинке или простановкой штампа на поле со стороны подшивки каждой восстановленной страницы подлинника стандарта.

Пример: «Восстановлен с подлинника»

Верно: 15.10.94 г. Ст. инженер (личная подпись) Утегенов

«Восстановлен с дубликата»

Верно: 15.10.94 г. Ст. инженер (личная подпись) Утегенов

«Восстановлен с копии (изданного экземпляра стандарта)

Верно: 15.10.94 г. Ст. инженер (личная подпись) Утегенов

6.9. У восстановленного подлинника стандарта должен быть инвентарный номер пришедшего в негодность подлинника стандарта, причем о восстановлении делаю? отметку в инвентарной книге в графе «Примечание» и в карточке учета стандарта.

6.10. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника стандарта должна быть надпись пастой, чернилами или тушью «Восстановленный подлинник №____» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника стандарта.

6.11. Подлинники стандартов, экземпляры стандартов, изданные типографским способом, копии стандартов, с которых производили восстановление, следует хранить в делах стандартов.

Пользоваться подлинником стандарта, с которого производили восстановление, не допускается.

На каждой странице подлинника стандарта, с которого производили восстановление, на свободном месте должен стоять штамп «Заменен восстановленным подлинником №__ 199...г.»

Примечания:

В карточке учета стандарта указывают:

1. в графе «Взамен» - впервые или взамен какого документа утвержден этот стандарт;

2 в графе «Код» - по межгосударственному или государственному классификатору промышленной и сельскохозяйственной продукции.

3 в графе «Документы» - наименования и номера документов на основании которых внесены изменения.

Пример: Изменение №3