ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ РК

 

Система проектной документации для строительства

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ПОДЛИННИКОВ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

СТ РК 21.203-2002

 

Издание официальное

 

Комитет по делам строительства Министерства

индустрии и торговли Республики Казахстан

 

Астана 2002

 

Предисловие

 

1 РАЗРАБОТАН              Государственным комитетом Совета Министров СССР по делам строительства Главным архивным управлением при Совете Министров СССР

2 ПОДГОТОВЛЕН          Проектной академией «KAZGOR» в связи с переработкой государственных нормативов в области архитектуры, градостроительства и строительства и переводом на государственный язык.

3 ВНЕСЕН                        Управлением технического нормирования и новых технологий в строительстве Комитета по делам строительства Министерства индустрии и торговли Республики Казахстан (МИиТ РК)

4 УТВЕРЖДЕН И            Приказом Комитета по делам строительства МИиТ РК

ВВЕДЕН                           от  17 января 2003 года № 11

В ДЕЙСТВИЕ                  с 1 марта 2003 года

5 СРОК ПЕРВОЙ ПРОВЕРКИ                                                                                         2007 год

   ПЕРИОДИЧНОСТЬ                                                                                                        5 лет

6 Настоящий стандарт представляет собой полный аутентичный текст межгосударственного стандарта ГОСТ 21.203-88 «СПДС. Правила учета и хранения подлинников проектной документации» на русском языке, продленного действия на территории РК с 01.01.92 г. письмом Государственного комитета РК по архитектуре и строительству от 06.01.92 г. № АК 6-20-19 и перевод на государственный язык

7 ВВЕДЕН ВЗАМЕН ГОСТ 21.203-78

8 По структуре государственных нормативов в области архитектуры, градостроительства и строительства СТ РК 21.203-2002 входит в комплекс 1.02

9 Постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации МИиТ РК от _________ № __ введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Республики Казахстан с _____200_г.

 

Содержание

 

1 Общие положения

2 Учет и хранение подлинников

3 Восстановление подлинников

Приложение              Формы по учету проектной документации

 

Система проектной документации для строительства

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ПОДЛИННИКОВ

ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

System of design documents for construction

REGISTRATION AND STORAGE RULES FOR THE ORIGINALS

 

Дата введения – 2003.03.01

 

Настоящий стандарт устанавливает правила учета и хранения в проектных организациях подлинников проектно-сметной документации (далее именуемые подлинником документа) на строительство предприятий, зданий и сооружений всех отраслей экономики РК.

Стандарт не устанавливает правил учета и хранения подлинников документов на строительство закрытых объектов.

 

1 Общие положения

 

1.1 Сроки хранения подлинников документов в проектных организациях устанавливаются «Инструкцией о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц», утвержденной приказом от 26 декабря 2000 г. № 83 Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК.

Подлинники документов отбираются на государственное хранение или уничтожение, как не имеющие научной ценности и потерявшие практическое значение, в соответствии с «Методическими рекомендациями по отбору, экспертизе ценности, научно-технической обработке и составлению научно-справочного аппарата (НСА) к проектной документации», одобренными Протоколом Методического Совета Центрального государственного архива РК от 28 декабря 1998 г. № 4.

1.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учета подлинников документов, находящихся на ведомственном хранении, и отбором их на государственное хранение, осуществляет собственник документов (учреждение, организация или предприятие всех форм собственности) с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией РК.

 

2 Учет и хранение подлинников

 

2.1 Подлинники документов подлежат учету и хранению в разработавшей их организации.

Подлинники типовой проектной документации на здания и сооружения подлежат учету и хранению у заказчика типовой документации.

Если заказчик предоставляет право распространения типовой проектной документации организации-разработчику, то подлинники этой документации подлежат учету и хранению в ведомственном архиве организации-разработчика.

2.2 Подлинники рабочей документации на строительство зданий и сооружений, законченных строительством, могут передаваться на хранение дирекции предприятия или заказчику по строительству в порядке, установленном контрактными (договорными) отношениями.

2.3 При приеме подлинников документов на хранение проверяют:

комплектность документов (в соответствии с ведомостью чертежей или спецификацией изделия, содержанием альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся сдаваемая документация);

наличие необходимых подписей и дат;

правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

пригодность их для хранения, многократного снятия с них копий и микрофотокопий (микрофильмов, микрофиш и других микроформ, выполненных на долговечных носителях).

2.4 Подлинники документов, принятые на хранение, регистрируются в инвентарной книге по ГОСТ 2.501-88.

2.5 Каждому принятому на хранение подлиннику документа присваивается один инвентарный номер, независимо от количества листов.

В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

2.6 Одновременно с регистрацией подлинника документа в инвентарной книге заполняют графы учета, расположенные на поле для подшивки листа этого подлинника.

2.7 Учет подлинников документа производится на учетных карточках.

В учетных карточках по форме 1 обязательного приложения регистрируют подлинники документов на строительство предприятий, зданий, сооружений и, в том числе, подлинники документов на изделия, по форме 2 - подлинники документов, не относящиеся к конкретному предприятию, зданию или сооружению.

Допускается учитывать подлинники документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей зданий и сооружений, используя форму 2.

2.8 Если подлинник документа выполнен с учетом возможности изготовления с него двухсторонних копий, в инвентарной книге и в учетной карточке указывают количество сдвоенных листов (в числителе) и количество страниц (в знаменателе).

2.9 В графах учетных карточек указывают:

в графе 1 - инвентарный номер подлинника документа;

в графе 2 - дату поступления подлинника документа на хранение;

в графе 3 - обозначение подлинника документа по основной надписи;

в графе 4 - количество листов в подлиннике документа;

в графе 5- шифр строящегося предприятия, здания или сооружения;

в графе 6 - наименование подлинника документа, например: «Технико-экономические обоснования»;

в графе 7 - отметку об аннулировании, замене подлинника документа;

в графе 8 - условное обозначение стадии проектирования;

в графе 9 - наименование строящегося предприятия, здания или сооружения и место строительства;

в графах 10, 11 - порядковые номера листов учетной карточки.

2.10 Подлинники документа, выполненные на листах формата А1 и менее, хранят в развернутом виде. Подлинники документа, выполненные на листах формата более А1, - в свернутом виде на скалках.

Допускается, при необходимости, хранить подлинники документов в сложенном виде в жестких папках сфальцованными на формат А1.

Подлинники комплексных проектов, рабочей документации на конструкции, изделия и узлы, независимо от формата и количества листов, следует хранить в развернутом виде в жестких папках.

2.11 Снятие копий с подлинников документов производится с разрешения главного инженера (архитектора) проекта, руководителя подразделения, руководителя организации или предприятия.

2.12 Выдачу подлинников документов для внесения в них изменений производят по разрешению на вынос документов из ведомственного архива на основании разрешения на внесение изменений по форме 9 (приложение И СТ РК 21.101-2002).

Выдачу подлинников документов для восстановления производят по специальному распоряжению руководителя (или его заместителя) организации-держателя подлинников документов.

2.13 Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа с него изготовляют архивную копию, на которой ставят штамп «Архивный экземпляр». В архивную копию изменений не вносят и хранят ее отдельно от подлинников.

2.14 При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «Аннулирован, заменен ... разрешение № ... от ... 20 .. г.»

Если аннулирование производится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.

2.15 Подлинники аннулированных документов и замененных документов хранят отдельно от подлинников действующих документов.

 

3 Восстановление подлинников

 

3.1 Пришедшие в негодность или утерянные подлинники документов по решению руководителя (или его заместителя) организации-держателя подлинников могут быть восстановлены.

3.2 До восстановления подлинника документа должен быть составлен акт (форма 3 обязательного приложения) о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника документа. Акт должен быть утвержден руководителем организации-разработчика или его заместителем.

3.3 Восстановленные подлинники документов действуют так же, как замененные подлинники.

Изменения в восстановленный подлинник документа вносят на основании всех разрешений на внесение изменений, выданных до момента его восстановления. Подлинник документа восстанавливают без оформления разрешения.

3.4 Восстановление подлинника документа производят от руки или путем перепечатки на пишущей машинке.

Восстановленный подлинник документа должен по своему техническому содержанию представлять точную копию восстанавливаемого подлинника документа.

Допускается изготовлять восстановленный подлинник документа методами, обеспечивающими его полную идентичность с подлинником документа, с которого производится восстановление.

Дальнейшее оформление восстановленного подлинника документа производят в соответствии с требованиями п. 3.8.

3.5 В подлиннике документа, восстановленном путем перекопирования, не воспроизводят размеры, надписи, графические изображения, зачеркнутые в соответствии с разрешением на внесение изменений в подлиннике (или копии), с которого снимается восстановленный подлинник.

3.6 В первую снизу строку таблицы изменений каждого листа восстановленного подлинника документа, изготовленного вручную, переносят запись только о последней замене или последнем изменении данного листа.

3.7 Подписи, визы и даты, имеющиеся на восстанавливаемом подлиннике документа (в том числе в таблицах изменений), в восстановленном подлиннике документа, изготовленном вручную, вписывают чертежным шрифтом и заключают в круглые скобки. Взамен неразборчивых подписей в круглых скобках пишут слово «Подпись».

3.8 Восстановленный подлинник документа должен быть заверен лицом, уполномоченным руководителем подразделения, выпустившего этот подлинник.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника документа, выполняют тушью на поле для подшивки, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)»;

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

3.9 В верхнем правом углу поля каждого восстановленного листа подлинника документа должна быть надпись тушью: «Восстановленный подлинник № ...» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника документа.

3.10 Восстановленному подлиннику документа сохраняют инвентарный номер подлинника, с которого производилось восстановление. О восстановлении подлинника документа делают отметку в инвентарной книге и учетной карточке.

3.11 На подлиннике документа, взамен которого изготовлен восстановленный подлинник документа, ставят штамп: «Заменен восстановленным подлинником № ...», в котором указывают номер очередного восстановления и дату принятия восстановленного подлинника документа на хранение.

3.12 Подлинники документов, взамен которых изготовлены восстановленные подлинники, хранят в сложенном виде, подобранными по возрастанию числовых обозначений документов.

 

Приложение

(обязательное)

 

Формы по учету проектной документации

 

Форма 1

 

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

(лицевая сторона)

 

Форма 1а

 

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

(оборотная сторона)

 

Форма 2

 

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

 

Форма 3

 

АКТ О СПИСАНИИ ДОКУМЕНТОВ