Должностная инструкция администратора АХО

I.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1.  Назначение на должность и увольнение Администратора Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки осуществляется приказом Генерального директора ООО «ААА» (далее по тексту – Общество).

1.2.  Основной задачей Администратора является обеспечение деятельности сотрудников Общества.

1.3.  Администратор подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела, а в его отсутствие – Первому заместителю Генерального директора Общества.

1.4.  На время отсутствия Администратора (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности администратора переходят к исполняющему обязанности Администратора, который назначается приказом Генерального директора.

1.5.  Администратор должен знать:

§  постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы Общества;

§  структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

§  правила и методы организации обслуживания посетителей;

§  виды оказываемых услуг;

§  основы экономики, организации труда и управления;

§  основы маркетинга и организации рекламы;

§  планировку и порядок оформления помещений;

§  основы эстетики и социальной психологии;

§  законодательство о труде;

§   правила и нормы охраны труда.

1.6.   В своей деятельности Администратор руководствуется:

- Уставом Общества;

- Приказами, распоряжениями руководства Общества;

- правила внутреннего трудового распорядка Общества;

- Настоящей должностной инструкцией.

1.7.На должность Администратора назначаются лица, имеющие среднее (полное) образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

 

 

 

II.  ФУНКЦИИ

 

На Администратора возлагаются следующие функции:

2.1. обеспечение хозяйственной деятельности Общества;

2.2. контроль за рациональным расходованием материалов и средств;

2.3. ведение учета в рамках своей компетенции и предоставление установленных форм отчетности.

 

III.  ОБЯЗАННОСТИ

 

Администратор:

3.1.  обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей;

3.2.  принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

3.3.  рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов Общества сотрудниками Общества, проводит необходимые организационно-технические мероприятия;

3.4.  осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании;

3.5.  обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории;

3.6.  контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда;

3.7.  информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;

3.8.  следит за чистотой и порядком в офисе, контролирует исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;

3.9.  производит закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;

3.10.  организовывает и контролирует работу уборщицы;

3.11.  организовывает поздравления сотрудников, партнеров и клиентов Общества с праздничными датами и в других необходимых случаях;

3.12.  осуществляет взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей;

3.13.  организует своевременный ремонт оборудования;

3.14.  получает и хранит канцелярские принадлежности, необходимые хозяйственные материалы, оборудование и инвентарь, обеспечивает ими структурные подразделения Общества;

3.15.  составляет установленную отчетность;

3.16.  организует питание работников во время обеденного перерыва.

 

IV. ПРАВА

 

Администратор имеет право:

4.1. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые сведения о состоянии оборудования, наличия и расходования материалов;

4.2. вносить на рассмотрение руководства предложения, направленные на улучшение его работы;

4.3. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей;

4.4. принимать решения в рамках своей компетенции.

 

V.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

Администратор Административно-хозяйственного отдела несет ответственность за:

5.1. своевременность приобретения необходимых в работе Общества материалов;

5.2. сохранность документации;

5.3. правильность составления и своевременность предоставления отчетов Начальнику Административно-хозяйственного отдела;

5.4. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.5. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.6. невыполнение требований настоящей инструкции.

 

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

 

Администратор в рамках исполнения данной инструкции взаимодействует с:

6.1.  Начальником Административно-хозяйственного отдела - по вопросам, входящим в его компетенцию, но требующих согласования с вышестоящим руководителем;

6.2.  всеми структурными подразделениями Общества по вопросам получения:

§  заявок на обеспечение мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации управленческого труда, оборудованием, канцелярскими принадлежностями и т.п.;

§  отчетов об использовании материальных ресурсов;

§  заявок на хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;

§  заявок на проведение ремонтных работ;

§  заявок на организацию питания работников во время обеденных перерывов.

6.3.  всеми структурными подразделениями по вопросам представления:

§  материальных ресурсов (мебели, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря и т.п.) по заявкам структурных подразделений;

6.4.  Управлением учета и отчетности по вопросам получения:

§  данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств и товарно-материальных ценностей;

§  сведений о движении материальных средств;

6.5.  Управлением учета и отчетности по вопросам представления:

§  заключений по соблюдению лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в структурных подразделениях Общества по прямому назначению;

§  предложений по реализации излишнего оборудования и т.п.;

§  данных учета движения материальных ресурсов на складах Общества;

§  смет расходов на содержание зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения Общества, включая оборудование (лифты, освещение, системы отопления, вентиляции и др.);

§  смет расходов на приобретение мебели, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря, и т.д.

§  установленной отчетности.

6.6.      Юридическим управлением по вопросам получения:

§  консультаций по правовым вопросам;

§  разъяснений действующего законодательства;

§  заключений о соответствии действующему законодательству представленных на правовую экспертизу документов.

6.7.      Юридическим управлением по вопросам представления:

§  документов на правовую экспертизу и для визирования;

§  запросов по правовым вопросам.

6.8.      Секретарем-референтом – передает документы на тиражирование и отправку, получает документы, поступившие в его адрес.

 

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

7.1.      Основными критериями оценки деятельности Администратора являются своевременность и правильность исполнения поручений и требований настоящей Инструкции.

 

VII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

·  изменения структуры Общества;

·  изменения функций Административно-хозяйственного отдела;

·  изменения функций Администратора;