Должностная инструкция администратора офиса управления обеспечения операционной деятельности194 Общие положения 194.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Администратора офиса, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX. 194.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 194.3 Переименование, ликвидация должности Администратора офиса, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 194.4 Администратор офиса непосредственно подчиняется Руководителю Административной группы УООД Департамента продаж. 194.5 У Администратора офиса подчиненных нет. 194.6 Администратор офиса может замещать Секретаря АГ УООД Департамента продаж на время его отсутствия. На время отсутствия Администратора офиса его замещает Секретарь АГ УООД. 195 Цели и должностные обязанности 195.1 Деятельность Администратора офиса направлена на достижение следующих целей: 195.1.1Обеспечение внутреннего распорядка Управления обеспечения операционной деятельности, поддержание функций, необходимых для обеспечения работы сотрудников УООД; 195.1.2Планирование и контроль деятельности подразделений ДП; 195.1.3Техническое и хозяйственное обеспечение подразделений, входящих в структуру Департамента продаж. 195.2 Для достижения установленных целей Администратор офиса исполняет следующие обязанности: 195.2.1Обеспечивает работоспособность офисной техники (своевременная подача заявок диспетчеру ОСТО на ремонт и техническое обслуживание) и проведение ремонтных работ в помещении (стулья, двери, свет, мебель и т. п.); 195.2.2Обеспечивает сотрудников Департамента продаж необходимыми канцелярскими товарами (заказ и выдача); 195.2.3Подготавливает необходимые документы для командировок сотрудников Департамента продаж (согласно правилам оформления командировок сотрудников); 195.2.4Оформляет заказ визитных карточек для сотрудников Департамента продаж; 195.2.5Составляет и передает в отдел персонала XXX табеля учета рабочего времени сотрудников ДП; 195.2.6Осуществляет хранение и отслеживание форм УРВ, контроль за опозданиями без уважительных причин сотрудников ДП, предоставление ежемесячного сводного отчета по опозданиям; 195.2.7Контролирует состояние рабочих мест (комнат), находящихся в ведении подразделений ДП, осуществляет оптимизацию и подготовку рабочих мест сотрудников подразделений; 195.2.8Осуществляет контроль за резервированием переговорных комнат ОСК «Газон» для совещаний/заседаний/переговоров; 195.2.9Контролирует поддержание и развитие материально-технической базы ДП: отслеживание состояния материально-технических ценностей ДП (сохранность, исправность), своевременное обновление; 195.2.10 Оформляет и согласует финансовые СЗ; 195.2.11 Осуществляет ведение кадрового архива; 195.2.12 Ведет прием и переадресацию телефонных звонков; 195.2.13 Оформляет заказ медикаментов для аптечки ДП; 195.2.14 Осуществляет организацию переговоров; 195.2.15 Оформляет документы и выполняет поручения, касающиеся административно-хозяйственной деятельности ДП. 196 Показатели оценки деятельности Деятельность Администратора офиса оценивается на основе следующих показателей: 3.1 Качество и достоверность отчетных документов (отчетов по выполненной работе); 3.2 Качество и своевременность выполнения возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей. 197 Общекорпоративные нормы Деятельность Администратора офиса регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 197.1 Правила внутреннего трудового распорядка; 197.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» 197.3 DDD; 197.6 Положение о защите персональных данных работников XXX ; 197.7 Положение об Административной группе Управления обеспечения операционной деятельности XXX ; 197.8 Настоящая должностная инструкция. 198 Права Администратор офиса имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 198.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 198.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции. 199 Ответственность Администратор офиса несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: - в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; - в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность. 200 Требования к работнику при приеме на работу
201 Словарь специальных терминов и сокращений
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица. 202 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил. |  | |||||||||||||||||||||||||