ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

подпись расшифровка

подписи

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

___N____________ 00.00.00

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых директором организации.

1.2. Основной задачей секретаря-референта является организация и совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности организации.

1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется директору организации.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РК;

- Уставом организации;

- Положением о службе документационного обеспечения;

- Положением о персонале организации;

- приказами (указаниями) руководства организации;

- нормативно-методическими материалами в области документационного обеспечения управления;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим образованием или со средним специальным образованием и стажем работы по специальности в коммерческих структурах не менее одного года.

1.6 Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития организации, ее финансово-хозяйственнойдеятельности, основных технологических процессов;

- организации работы с документами в фирме, составления установленной отчетности и документации;

- культуры труда и служебной этики;

- применение средств вычислительной и организационной техники;

- охраны труда и техники безопасности.

1.7. На время отсутствия секретаря-референта (нахождение в отпуске,

командировке, в случае болезни или по другим причинам) установленные

Должностной инструкцией обязанности возлагаются на ______________________

(наименование должности)

в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками

организации.

2. ФУНКЦИИ

2.1. Руководство секретариатом

2.2. Информационно-справочное обслуживание по документам организации.

2.3. Обеспечение документирования совещательных органов организации.

2.4. Оперативное обслуживание руководства организации.

2.5. Ведение делопроизводства и его совершенствование.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Определять порядок работы с документами в фирме, разрабатывать сводную номенклатуру дел.

3.2. Организовывать по поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивать их оформление и выпуск.

3.3. Организовывать и обеспечивать документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов организации.

3.4. Обеспечивать прием, регистрацию, учет, поиск и хранение документов организации.

3.5. Контролировать выполнение заданий руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.

3.6. Обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации для передачи дел на хранение.

3.7. Совершенствовать формы и методы работы с документами в фирме, ее функциональных службах на основе применения организационной и вычислительной техники.

3.8. Организовывать обучение работников организации по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3.9. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.10. Вести прием посетителей.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.

4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства организации.

4.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в фирме.

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах свой компетенции.

4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения.

4.6. Давать рекомендации функциональным службам по вопросам внедрения новых информационных технологий.

4.7. Разрабатывать и подписывать Положение о секретариате и должностные инструкции секретариата.

4.8. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения отдельных заданий и поручений руководства организации.

4.9 Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов организации.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На секретаря-референта возлагается ответственность за:

5.1. Не обеспечение установленного порядка работы с документами в фирме.

5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства организации, плана работ и несоблюдение условий труда работников находящихся в его подчинении.

5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

6. СЛУЖЕБНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Секретарь-референт в процессе своей работы взаимодействует с:

6.1. Руководителями функциональных служб организации - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и представления необходимых руководству организации материалов.

6.2. Службой кадров - по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников в области работы с документами.

6.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания организации - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

6.4. С другими коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

Секретарь-референт            подпись                 расшифровка подписи








Визы: