ПОСКОЛЬКУ Ежегодное заседание включает: і) Ежегодное заседание Совета управляющих ЕБРР; ii) Деловой форум; iii) Программу для организаций гражданского общества и связанные с ней мероприятия; iv) встречу доноров и связанные с ней мероприятия; v) Официальные протокольные мероприятия, включая прием для всех участников Ежегодного заседания, а также программу для супруг (супругов), предусматривающую личное и культурное знакомство с городом Астаной, и vi) любые другие мероприятия, которые будут согласованы между Принимающей стороной и ЕБРР; каждое из которых в отдельности называется «Мероприятие», а все вместе - «Ежегодное заседание»;
ПОСКОЛЬКУ Банк пользуется привилегиями, иммунитетами и изъятиями, изложенными в главе VIII Соглашения об учреждении Европейского банка реконструкции и развития от 29 мая 1990 года, на территории каждого государства-члена, включая Республику Казахстан, а также, когда это применимо, предусмотренными любыми другими международными договорами;
Принимающая сторона отвечает за успешную организацию, планирование, обеспечение и осуществление всех компонентов Ежегодного заседания, указанных в настоящем разделе І, в соответствии с требованиями, предусмотренными в «Руководстве в отношении требований - Руководящие принципы организации Ежегодных заседаний ЕБРР в странах операций» («Руководство»). Данное Руководство содержит рекомендации общего характера, призванные помочь Принимающей стороне понять, что представляет собой Ежегодное заседание, и подготовиться к нему. Некоторые требования могут различаться в зависимости от места проведения Заседания и имеющейся инфраструктуры; любые такие отклонения будут доведены до сведения и рассмотрены совместно с Принимающей стороной в ходе частых технических выездов специалистов ЕБРР на места.
Принимающая сторона предоставляет надлежащие, должным образом оборудованные и обставленные мебелью помещения для каждого члена Совета управляющих ЕБРР и его/ее делегации, для каждого старшего должностного лица Банка или группы должностных лиц, назначенных Банком, и для каждой группы материально-технического обеспечения Банка в соответствии с требованиями, изложенными в разделе «Требования к местам проведения мероприятий - помещения» Руководства.
Принимающая сторона предоставляет ЕБРР сроком на пять месяцев перед проведением Ежегодного заседания, надлежащие, полностью оборудованные и должным образом обставленные мебелью служебные помещения в Астане, которые используются должностными лицами Банка в связи с организацией, планированием и проведением Ежегодного заседания в соответствии с требованиями, изложенными в разделе «Организационная структура - Координационный центр ЕБРР» Руководства.
В этом случае Принимающая сторона отвечает за содержание и организацию любого такого мероприятия, однако ей необходимо провести консультации с ЕБРР с тем, чтобы убедиться в том, что такое мероприятие вписывается в программу Ежегодного заседания, а также чтобы согласовать использование объектов и соответствующих технологических средств, решить возможные материально-технические проблемы и вопросы в области обеспечения безопасности. Дальнейшие подробности приводятся в разделе «Инвестиционный форум, проводимый принимающей стороной» Руководства.
Принимающая сторона несет ответственность за разработку и изготовление всех указателей, связанных с проведением Ежегодного заседания, которые должны использоваться в принимающем Ежегодное заседание городе, за исключением указателей, которые размещаются в назначенных Местах проведения мероприятий, за которые отвечает ЕБРР.
Принимающая сторона старается, по мере возможности, обеспечить наличие гибкого и плотного графика обслуживания Астаны международными авиарейсами (или стыковками авиарейсов) - особенно авиарейсами, соединяющими страны-акционеры ЕБРР - в течение мая 2011 года, в том числе в течение одной недели непосредственно перед проведением Ежегодного заседания и одной недели сразу после его проведения. При необходимости Принимающая сторона принимает меры по обеспечению дополнительных средств для перевозки пассажиров только в период работы Ежегодного заседания в Астане (см. раздел «Проезд, проживание и транспорт» Руководства).
В соответствии с пунктом 1(і) статьи 52 Соглашения об учреждении ЕБРР всем управляющим, директорам, заместителям директоров, должностным лицам и служащим Банка, а также экспертам, выполняющим поручения Банка, принимающим участие в Ежегодном заседании, визы выдаются бесплатно.
Принимающая сторона обеспечивает надлежащее страхование ответственности перед третьими сторонами в отношении Мест проведения мероприятий и Координационного центра, а также страхование всего оборудования, предоставленного Принимающей стороной в связи с проведением Ежегодного заседания, на случай нанесения ущерба, утраты и кражи и представляет, по запросу, доказательства страхового покрытия (см. статью 1 раздела III настоящего Меморандума о взаимопонимании и раздел «Страхование» Руководства).
Принимающая сторона подтверждает, что в соответствии с пунктом 2 статьи 52 Соглашения об учреждении ЕБРР от Банка не требуется взимать, получать, переводить или иным образом нести ответственность за любые косвенные налоги в отношении каких-либо услуг, оказываемых Банком, или получаемых Банком доходов в связи с проведением Ежегодного заседания в принимающей стране (см. раздел «Иммунитеты, привилегии и изъятия» Руководства).
Принимающая сторона предоставляет ЕБРР и другим лицам, назначенным ЕБРР, всю информацию, документы и материалы (в том числе информационные системы и данные) в отношении всех аспектов организации, планирования и проведения Ежегодного заседания. Принимающая сторона не передает такую информацию, документы или материалы третьим сторонам без прямого согласия ЕБРР в письменной форме.
Принимающая сторона отвечает за набор местного персонала надлежащей квалификации, необходимого для выполнения функций, входящих в сферу ее ответственности в соответствии с разделом І настоящего Меморандума и руководящими принципами, указанными в разделе «Персонал» Руководства. Все соответствующие личные данные о таком местном персонале, имеющем доступ в Места проведения мероприятий, предоставляются в ЕБРР на утверждение.
ЕБРР отвечает за набор местного персонала надлежащей квалификации, необходимого для выполнения функций, входящих в сферу его ответственности согласно разделу II настоящего Меморандума, а также для оказания помощи в обеспечении функционирования всех залов и зон мероприятий, связанных программой Ежегодного заседания, в соответствии с указаниями ЕБРР. (См. раздел «Персонал» Руководства).
ЕБРР организует службу технической поддержки для обеспечения бесперебойного функционирования услуг ИТ в ходе Заседания и набирает в помощь местный вспомогательный персонал. Принимающая сторона следит за тем, чтобы компании, предоставляющие аппаратное и программное обеспечение для Ежегодного заседания, также были готовы оказать, по мере необходимости, техническую поддержку.