Что такое апостиль?

Казахстанские документы будут иметь юридическую силу в других государствах

Недавно правительство приняло постановление "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов". Суть этого документа по просьбе редакции разъясняет заместитель начальника управления организации юридических услуг министерства юстиции РК Мадина МУКУШЕВА.

- Мадина Шерияздановна, что изменилось в связи с отменой требований легализации официальных документов?

- Как вы знаете, документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого только после их соответствующего удостоверения.

В настоящее время наиболее широкое распространение получили 2 способа такого удостоверения - консульская легализация и проставление апостиля.

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения с целью использования их в другом государстве.

Иностранные документы, предназначенные для использования на территории Казахстана, могут быть легализованы на территории того государства, где они выданы, или же непосредственно в Казахстане.

В первом случае документ сначала заверяется в министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе, а затем в консульском учреждении Казахстана в данном государстве.

Во втором случае иностранный документ заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении иностранного государства, а затем легализуется в департаменте консульской службы МИД Казахстана.

И в этом и в другом случае при необходимости может быть потребован нотариально заверенный перевод на русский язык.

Процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. Однако она несовершенна: документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для того государства, консульская служба которого его легализовала.

В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 году в Гааге (Нидерланды) была подписана конвенция, которая отменяет требования легализации иностранных официальных документов.

Участниками Гаагской конвенции являются 62 государства, из стран СНГ участниками конвенции являются Россия, Армения, Белоруссия и Казахстан. В этой связи государственные органы Казахстана, в том числе нотариусы, обязаны принимать иностранные официальные документы, поступающие из государств - участников упомянутой конвенции, при наличии апостиля.

- А что такое апостиль и на каких документах он должен быть проставлен?

- В соответствии с названной конвенцией на ряде официальных документов, исходящих от учреждений и организаций стран-участниц, должен проставляться специальный штамп, так называемый апостиль.

Уполномоченное лицо, наделенное правом проставления апостиля, удостоверяет подлинность подписи лица, подписавшего официальный документ, и подтверждает полномочия этого лица, а также подлинность печати (штампа), которыми скреплен этот документ.

Все эти сведения отражаются в штампе апостиля, после чего документ скрепляется гербовой печатью компетентного органа государства участника Гаагской конвенции.

Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентными органами на апостиле, не требуют дальнейшего заверения или легализации. Документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран участниц конвенции.

Действие Гаагской конвенции распространяется на документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам и др.

Апостиль не проставляется на документах дипломатических или консульских учреждений, а также документах, относящихся к таможенным и коммерческим операциям.

Исключение составляют уставы и учредительные документы юридических лиц, патентная и иная документация, исходящая от государственных органов (например, свидетельство о регистрации, лицензии и т.п.), на которых штамп апостиля должен быть проставлен.

- Какие документы будут апостилироваться непосредственно министерством юстиции?

- В министерстве юстиции апостиль будет проставляться на официальных документах, исходящих из территориальных органов юстиции, отделов загс, а также нотариусов.

В министерстве также будут апостилироваться документы, исходящие из других государственных органов, от должностных лиц, и не относящиеся к компетенции уполномоченных государственных органов на проставление апостиля, определенных вышеуказанным постановлением.

Постановлением правительства предусматривается, что уполномоченные государственные органы вправе делегировать полномочия по проставлению апостиля своим территориальным органам.

Проставление апостиля является новой функцией нашего министерства, поэтому мы предполагаем сначала наработать определенную практику в центральном аппарате и делегировать полномочия по проставлению апостиля на официальных документах, исходящих из территориальных органов юстиции, отделов загс, а также нотариусов Алматы, Алматинской, Жамбылской, Кызылординской и Южно-Казахстанской областей, управлению юстиции Алматы.

Когда практика и механизм проставления апостиля будут наработаны, эта функция будет передана всем территориальным органам юстиции.

- Имеется ли какой-нибудь особый порядок для оформления документов, предназначенных для действия на территории стран - участниц Гаагской конвенции?

- Да, конечно. Нотариусы при оформлении нотариально удостоверенных документов, предназначенных для действия на территории стран - участниц Гаагской конвенции, должны соблюдать требования, предусмотренные для оформления документов, предназначенных для действия за границей.

Если в документе, предназначенном для действия внутри страны, допускается использование мастичных штампов удостоверительных надписей, то для документов, требующих дальнейшего апостилирования, удостоверительные надписи исполняются печатным текстом. При этом в удостоверительной надписи нотариус, удостоверивший документ, указывает свою фамилию, имя, отчество полностью.

Вместе с тем нотариус должен требовать от лиц, обратившихся за нотариальным оформлением того или иного документа, указания в этом документе своих фамилии, имени, отчества в последовательности, соответствующей написанию в их национальных паспортах.

После произведенной подписи лица, обратившегося к нотариусу, в нотариальных документах должны следовать его фамилия, имя, отчество, написанные собственноручно. Дата в нотариально удостоверяемом документе и удостоверительной надписи должна быть обозначена только словами.

При оформлении гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, копий актовых записей, справок о брачной правоспособности и других документов, предназначенных для действия на территории государств - участников Гаагской конвенции, работники отделов загс строго руководствуются положениями, предусмотренными Правилами о порядке регистрации актов гражданского состояния в республике и Инструкцией по делопроизводству в районном (городском) отделе загс республики.

Беседу вела Батима ШАКЕНОВА.