Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 12 февраля 2015 года № 78 «Об утверждении Регламента Министерства юстиции Республики Казахстан»

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 12 февраля 2015 года № 78
Об утверждении Регламента Министерства юстиции Республики Казахстан

В целях совершенствования организации работы Министерства юстиции Республики Казахстан, в соответствии с пунктом 1 статьи 9-1 Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», руководствуясь подпунктом 3) пункта 2 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 18 марта 2002 года «Об органах юстиции», ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Регламент Министерства юстиции Республики Казахстан.

2. Руководителям структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных организаций Министерства юстиции Республики Казахстан обеспечить неукоснительное соблюдение Регламента Министерства юстиции Республики Казахстан.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Ответственного секретаря Министерства юстиции Республики Казахстан Бекетаева М.Б., Заместителей министра юстиции Республики Казахстан Баймолдину З.Х., Азимову Э.А. и Әбдірайым Б.Ж.

4. Департаменту стратегического планирования и организационно-аналитической работы Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа и его официальное опубликование.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Утвержден

приказом Министра юстиции

Республики Казахстан

от 12 февраля 2015 года № 78

Регламент
Министерства юстиции Республики Казахстан

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент Министерства юстиции Республики Казахстан (далее - Регламент) устанавливает общие правила деятельности Министерства юстиции Республики Казахстан (далее - Министерство) в процессе выполнения возложенных на него задач и функций в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства, а также Положением о Министерстве юстиции Республики Казахстан, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 октября 2004 года № 1120 (далее - Положение о Министерстве) и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

2. Требования, установленные настоящим Регламентом, распространяются на всех работников центрального аппарата Министерства, подведомственных организаций, территориальных органов в областях, городах Астане и Алматы, районах, городах и районах в городах.

3. Организация и ведение несекретного делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, в том числе ведение электронного документооборота определяются настоящим Регламентом в соответствии с требованиями законов Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляются в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 марта 2000 года № 390-16с (далее - Инструкция по обеспечению режима секретности).

2. Планирование работы

4. Свою деятельность Министерство осуществляет в соответствии со Стратегическим и операционными планами, а также с планами работы, составляемыми на квартал, год и долгосрочную перспективу.

Ежеквартальное планирование определяет задачи на краткосрочный период, и призвано обеспечивать, прежде всего, реализацию мероприятий Стратегического плана и годовых планов работы Министерства.

5. Планы работы Министерства формируются Департаментом стратегического планирования и организационно-аналитической работы (далее - ДСПОАР) по мотивированным предложениям структурных подразделений и подведомственных организаций не позднее, чем за 15 календарных дней до начала очередного периода.

6. Планы работы Министерства утверждаются приказом Ответственного секретаря Министерства (далее – Ответственный секретарь). При этом планы работы Министерства утверждаются за 5 календарных дней до начала очередного периода.

Операционный план разрабатывается ежегодно и утверждается до 10 января текущего финансового года Ответственным секретарем Министерства.

Стратегический план утверждается приказом Министра юстиции Республики Казахстан (далее – Министр) по согласованию с центральными уполномоченными органами по государственному и бюджетному планированию.

7. Утвержденные планы работы Министерства не позднее чем, за 3 календарных дня до начала планируемого периода направляются для ознакомления и дальнейшего исполнения заместителям Министра, структурным подразделениям Министерства.

Департамент внутренней администрации (далее – ДВА) ведет контроль по срокам исполнения планов работ посредством Интранет-портала государственного органа (далее – ИПГО) путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений).

8. Материалы о реализации плановых мероприятий подготавливаются руководителями подразделений в сроки, предусмотренные в планах, и подлежат согласованию с курирующими заместителями Министра, Ответственным секретарем в соответствии с распределением обязанностей, и ДСПОАР, после чего направляются Министру.

О ходе выполнения плана работы Министерства директор ДСПОАР ежеквартально докладывает Министру.

Указанный порядок распространяется также на организацию исполнения поручений, данных на заседаниях коллегии Министерства, аппаратных и оперативных совещаниях под председательством Министра.

Ход реализации Стратегического, операционного, ежеквартальных планов работы Министерства контролируется ДСПОАР, который организовывает совещания с участием руководителей структурных подразделений и подведомственных организаций по обсуждению состояния их исполнения.

9. На основе плана работы Министерства подразделения при необходимости составляют свои планы работы в произвольной форме, которые утверждаются Заместителем министра или Ответственным секретарем в соответствии с распределением обязанностей. Корректировки в указанные планы вносятся на основании мотивированной служебной записки руководителя структурного подразделения, подведомственной организации Министерства.

Планы работ структурных подразделений, деятельность которых непосредственно курируется Министром, утверждаются их руководителями, за исключением планов работ Управления внутреннего контроля (далее - УВК), которые утверждаются Министром, в соответствии с требованиями Бюджетного кодекса и постановления Правительства Республики Казахстан от 2 марта 2009 года № 235 «Об утверждении Правил осуществления внутреннего государственного финансового контроля на республиканском и местном уровнях в Республике Казахстан».

Структурные подразделения Министерства, за исключением Управления организации работы по защите государственных секретов, размещают, мониторят и ведут контроль планов работ посредством ИПГО путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений).

10. Работа комиссии по оценке деятельности административных государственных служащих, аттестационной комиссии, повышение квалификации, зарубежное командирование работников Министерства, а также работа по организации контрольных мероприятий службы внутреннего контроля Министерства планируются отдельно.

3. Порядок планирования, подготовки
и проведения заседаний коллегии Министерства

11. Коллегия Министерства (далее – Коллегия) является консультативно-совещательным органом, ее решения обязательны для сотрудников Министерства, его структурных подразделений, подведомственных организаций и территориальных органов.

Председателем Коллегии является Министр, который утверждает численный и персональный состав Коллегии из числа руководства Министерства и руководителей структурных подразделений Министерства.

12. Заседания Коллегии Министерства проводятся на государственном и русском языках в соответствии с планом работы Коллегии. Заседания Коллегии являются открытыми, при необходимости Министр может объявить о проведении закрытого заседания Коллегии.

Число рассматриваемых на заседаниях коллегии вопросов не ограничивается.

В случае необходимости по решению Министра проводятся внеочередные заседания Коллегии.

13. План работы Коллегии разрабатывается ДСПОАР на основании предложений Министра, Заместителей министра, Ответственного секретаря, руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций Министерства и утверждается приказом Министра.

Изменения и дополнения в план работы Коллегии вносятся только Министром.

14. Директор ДСПОАР изучает степень готовности представленных для рассмотрения на заседании Коллегии материалов и докладывает об их готовности Министру, которым утверждается повестка дня и регламент работы Коллегии.

Председатель Коллегии:

1) председательствует на заседаниях Коллегии;

2) организует работу Коллегии;

3) утверждает план работы Коллегии, повестку дня, регламент работы Коллегии, дату, время и место проведения заседания, порядок ведения и иные необходимые документы и материалы;

4) определяет докладчиков (содокладчиков) по вопросам, вносимым на рассмотрение Коллегии.

Снятие запланированных и включение в повестку дня незапланированных вопросов допускается только по согласованию с Министром или по решению Коллегии.

15. Члены Коллегии:

1) голосуют по вопросам, внесенным на рассмотрение Коллегии;

2) вносят предложения о снятии запланированных и включении в повестку дня незапланированных вопросов для рассмотрения на Коллегии;

3) выражают особое мнение, которое излагается в письменном виде и прилагается к протоколу заседания Коллегии.

Заседание Коллегии считается правомочным, если в нем принимают участие не менее двух третей ее членов, которые участвуют в заседаниях без права замены. Каждый член Коллегии обладает одним голосом при принятии решений. Члены Коллегии участвуют и голосуют на заседаниях Коллегии лично.

Решения Коллегии принимаются большинством голосов его членов. В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал Председатель Коллегии.

Заседание коллегии стенографируется ДСПОАР, при необходимости в соответствии с решением Председателя Коллегии ведется видео-, аудиозапись.

16. Вопросы о ходе исполнения актов и поручений Президента Республики Казахстан ежемесячно рассматриваются на аппаратном совещании с приглашением государственного инспектора Администрации Президента, курирующего Министерство, а также не реже одного раза в квартал рассматриваются на коллегии Министерства.

17. Подготовленные подразделениями материалы Коллегии передаются в ДСПОАР за 5 рабочих дней до даты заседания коллегии.

ДСПОАР передают материалы Коллегии Председателю и членам Коллегии не позднее 3 календарных дней до даты заседания.

При проведении экстренных заседаний Коллегии материалы по рассматриваемым вопросам могут вноситься в ДСПОАР в день их проведения и доводиться до участников заседания коллегии непосредственно на заседании коллегии.

За своевременность и качество подготовки материалов, вносимых на рассмотрение Коллегии, отвечают руководители структурных подразделений и подведомственных организаций Министерства, инициировавшие рассмотрение вопроса.

18. На заседание коллегии Министерства могут быть приглашены представители государственных органов, исходя из задач межведомственной координации в смежных сферах деятельности, а также неправительственных организаций. По решению Председателя Коллегии на заседание Коллегии могут быть приглашены представители средств массовой информации.

О заседании Коллегии его участники не менее чем за 5 календарных дней уведомляются письмом, в котором указывается повестка дня, докладчики, дата, время и место проведения заседания Коллегии. Уведомление и явка приглашаемых лиц обеспечивается подразделением, ответственным за подготовку вопроса.

19. Заседание коллегии откладывается Председателем Коллегии при возникновении обстоятельств, препятствующих проведению заседания коллегии в назначенное время.

20. По результатам рассмотрения вопросов на заседании коллегии большинством голосов присутствующих членов коллегии принимается решение коллегии, оформляемое в виде протокола по форме, установленной приказом Министра культуры и спорта от 22 декабря 2014 года № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10129) (далее – Типовые правила).

Участники заседания коллегии ведут рабочие записи поручений, данные в их адрес. При этом подразделения, к компетенции которых относится реализация данных на заседании коллегии поручений, должны приступить к их исполнению, не дожидаясь получения протокольного решения коллегии.

21. С учетом состоявшегося обсуждения подразделение, подготовившее вопрос, в течение 1 рабочего дня дорабатывает протокол заседания Коллегии, другие материалы и после согласования с курирующими Заместителями министра и Ответственным секретарем передает их в ДСПОАР.

Проект протокола заседания Коллегии на государственном и русском языках представляется на подпись Председателю Коллегии не позднее 3 рабочих дней со дня проведения заседания Коллегии.

Протокол заседания Коллегии, после его подписания Председателем Коллегии регистрируется в единой системе электронного документооборота (далее - ЕСЭДО) и в ИПГО Министерства и незамедлительно направляется для ознакомления и исполнения лицам и подразделениям, указанным в решении в качестве исполнителей, а также в ДВА для постановки на контроль. Оригиналы протоколов хранятся в ДСПОАР.

ДВА осуществляет контроль исполнения Протокола заседания Коллегии посредством ИПГО путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений).

В целях обеспечения качественного и своевременного исполнения решений коллегии, их формулировка должна содержать четкие и ясные поручения о принятии конкретных мер, а также сроки исполнения.

В случае, когда в протоколе заседания Коллегии не определены точные сроки исполнения поручений («постоянно», «в течение года»), то они подлежат исполнению в течение отчетного года с информированием Министра по истечению данного периода.

Приказы, служебные записки и другие организационно-распорядительные документы, подготовленные в соответствии с решениями коллегии, визируются Заместителями министра, Ответственным секретарем и представляются Министру в сроки, установленные протоколом заседания Коллегии. Проекты указанных документов предварительно согласовываются с ДСПОАР.

22. ДСПОАР осуществляет организационную подготовку заседаний коллегии, ведет ее делопроизводство, ежегодно изучает и обобщает практику работы коллегии и вносит предложения Министру о мерах по совершенствованию ее деятельности.

ДВА осуществляет контроль за исполнением принятых Коллегией решений посредством ИПГО.

23. Информация об итогах работы Коллегии размещается на официальном интернет-ресурсе Министерства не позднее 2 рабочих дней со дня проведения Коллегии.

4. Порядок планирования, подготовки и проведения совещаний

24. В целях координации и совершенствования работы аппарата Министерства, а также оперативного решения вопросов, связанных с его деятельностью в Министерстве проводятся аппаратные и оперативные совещания.

Аппаратные и оперативные совещания под председательством Министра организовывает ДСПОАР.

Аппаратные совещания под председательством Министра проводятся в первый понедельник месяца с участием заместителей Министра, Ответственного секретаря, руководителей подразделений и иных лиц, по усмотрению Министра.

Заместители Министра, Ответственный секретарь и руководители подразделений докладывают о проделанной работе и исполнению поручений, данных на предыдущих аппаратных совещаниях.

По поручению Министра аппаратные совещания могут проводиться под председательством одного из Заместителей министра или Ответственного секретаря.

На аппаратных совещаниях обсуждаются вопросы своевременности исполнения плановых мероприятий и контрольных поручений, рассмотрения обращений граждан, исполнительской дисциплины, организации законопроектной работы, правовой экспертизы проектов нормативных правовых актов, и другие текущие вопросы, связанные с обеспечением организации деятельности Министерства.

Структурные подразделения, к компетенции которых относится реализация данных на совещаниях поручений, должны приступить к их исполнению, не дожидаясь получения протокола совещания.

Решения, принятые на аппаратном, оперативном совещаниях оформляются протоколом по форме, установленной Типовыми правилами.

25. Оперативные совещания проводятся каждый четверг, при необходимости в иные дни, определяемые Министром, при этом порядок организации их проведения аналогичен порядку организации проведения аппаратных совещаний. Время, круг участников определяются в каждом конкретном случае председательствующим, который проводит совещание.

Оперативные совещания под председательством Министра организовывает ДСПОАР.

Делопроизводство и организация проведения совещаний (а также совещаний по международным вопросам), в том числе оповещение участников, подготовка материалов, ведение протокола и другое, осуществляются подразделением, инициировавшим совещание, либо подразделением, которое является ответственным за организацию совещания по обсуждаемому вопросу.

ДСПОАР размещает протоколы аппаратного, оперативного совещаний посредством ИПГО путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений).

ДВА осуществляет контроль за исполнением протокольных решений аппаратного, оперативного совещаний Министерства посредством ИПГО путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений).

Результаты исполнения поручений, данных на оперативных совещаниях, могут быть рассмотрены на совещаниях, организуемых совместно ДСПОАР и ДВА.

26. В протокольных решениях, помимо исполнителя и текста поручения Министра, указывается должностное лицо (одного из заместителей Министра или Ответственного секретаря согласно курируемым направлениям), ответственное за контроль и своевременным исполнением данного поручения.

В случае отсутствия должностного лица (один из заместителей Министра или Ответственный секретарь согласно курируемым направлениям), ответственного за своевременное исполнение протокольных решений, контроль возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

27. Поручения, данные на заседаниях коллегии Министерства, аппаратных и оперативных совещаниях под председательством Министра, подлежат исполнению в сроки, установленные протоколом.

28. Внесение и согласование информации об исполнении поручений, данных на заседаниях Коллегии, аппаратных и оперативных совещаниях осуществляется в следующие сроки:

курирующим Заместителям министра и Ответственному секретарю за 5 рабочих дней до установленного протоколом срока, а по поручениям со сроком исполнения до 3 рабочих дней – за 1 рабочий день;

после согласования с курирующими Заместителями министра и Ответственным секретарем в ДСПОАР за 3 рабочих дня до установленного срока, а по поручениям со сроком исполнения до 3 рабочих дней – за 1 рабочий день.

ДСПОАР предоставляет Министру не позднее 1 рабочего дня до установленного срока информацию об исполнении указанных поручений.

29. Ответственность за качественное и своевременное исполнение протокольных решений возлагается на исполнителя и должностное лицо (один из заместителей Министра или Ответственный секретарь согласно курируемым направлениям).

5. Организация работы структурных подразделений

30. Организация работы структурных подразделений Министерства обеспечивается непосредственно их руководителями.

31. Положения о структурных подразделениях Министерства, которыми определяются их задачи и функции, должностные инструкции, которыми определяются должностные полномочия руководителей и сотрудников указанных структур, курируемых Министром или его заместителями, утверждаются Ответственным секретарем по согласованию с Министром.

Положения о структурных подразделениях Министерства, которыми определяются их задачи и функции, курируемых Ответственным секретарем, утверждаются самостоятельно им самим.

32. Акты о распределении обязанностей и порядке взаимозаменяемости работников подразделений, подготовленные их руководителями, утверждаются Ответственным секретарем.

6. Взаимодействие с территориальными органами
и подведомственными организациями Министерства

33. Поручения в территориальные органы и подведомственные организации направляются посредством ИПГО путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений) в соответствии с планом работы Министерства или планом работы самостоятельного подразделения, в рамках исполнения поручений Главы государства, руководства Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан, а также при рассмотрении обращений физических и юридических лиц.

Поручения могут быть даны Министром, Заместителями министра или Ответственным секретарем.

Запросы о представлении в Министерство периодичной отчетной информации, в том числе запросы в рамках находящихся в производстве обращений физических и юридических лиц подписываются Министром, Заместителями министра или Ответственным секретарем, а также руководителями структурных подразделений Министерства в пределах компетенции.

Не допускается направление дополнительных поручений в территориальные органы, кроме случаев, когда это связано с исполнением новых поручений Главы государства, руководства Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан, Министра, Заместителей министра и Ответственного секретаря, общегосударственных мероприятий, некачественным исполнением первоначального поручения, вновь открывшимися обстоятельствами.

Дополнительные поручения также подписываются Министром, Заместителями министра или Ответственным секретарем.

Не допускается направление поручений о представлении информации, получение которой возможно посредством электронных баз данных.

34. Поручение должно содержать четкое изложение целей и задач, оснований, перечень подлежащих выяснению вопросов, форму реализации и сроки исполнения, за исключением поручений, связанных с рассмотрением обращений физических и юридических лиц.

35. Учет направленных поручений ведется посредством ЕСЭДО.

36. С целью обеспечения надлежащего учета поручений не реже 1 раза в полугодие структурными подразделениями Министерства ревизируются направленные в территориальные органы и подведомственные организации поручения на предмет отмены тех, которые утратили свою актуальность.

Отмена поручений с постоянным или периодическим сроком исполнения осуществляется структурным подразделением Министерства, направившим его, о чем незамедлительно доводится до сведения исполнителей в территориальных органах и подведомственных организациях.

37. Мониторинг и контроль за исполнением конкретного планового и внепланового поручения осуществляется посредством ИПГО путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений) структурным подразделением Министерства, которое его подготовило и направило в территориальный орган, подведомственную организацию.

38. Выезды в территориальные органы, подведомственные организации осуществляются в соответствии с Планом работы Министерства, а также по указанию Министра с целью проверки или оказания помощи в организации работы территориальных органов, подведомственных организаций, изучения положительного опыта.

39. При подготовке к выезду в территориальные органы, подведомственные организации следует проанализировать имеющиеся в Министерстве статистические и иные материалы, характеризующие состояние работы в проверяемом регионе, ознакомиться с решениями коллегии Министерства, результатами предыдущих проверок и принятыми по ним решениями, определить в соответствии с целями выезда основные направления работы, составить план проведения проверки.

40. Комплексные проверки проводятся с целью всестороннего изучения состояния деятельности подразделения, целевая - при необходимости изучения в подразделениях состояния отдельных направлений деятельности.

Комплексные проверки проводятся один раз в три года, организуются ДСПОАР и возглавляются директором или заместителем директора, а также руководителями управлений ДСПОАР либо руководителями структурных подразделений или их заместителями.

План комплексной проверки согласовывается с УВК, в целях исключения дублирования контрольных мероприятий, предусмотренных Планом контрольных мероприятий Службы внутреннего контроля.

План комплексной проверки утверждается Ответственным секретарем.

41. Состав комиссии для проведения комплексных проверок формируется из числа сотрудников структурных подразделений Министерства, определяемых их руководством. В состав комиссии могут быть включены и сотрудники территориальных органов и подведомственных организаций. Инструктаж состава комиссии, выезжающей на проверку, проводит Заместители Министра, Ответственный секретарь или директор ДСПОАР.

42. Внеплановые выезды (в связи с чрезвычайными происшествиями, для проверки жалоб, решения иных вопросов) проводятся по указанию Министра или заместителей министра, Ответственного секретаря по согласованию с Министром.

43. Продолжительность выезда целевых проверок должна составлять не более 5 рабочих дней, а для проведения комплексных проверок - 10 рабочих дней, без учета времени нахождения в пути.

Срок проверки может быть продлен Министром, Заместителем министра или Ответственным секретарем, принявшим решение о производстве проверки.

44. Справка о результатах проверки (комплексной - объемом не более 20 страниц, целевой - не более 5-7 страниц) составляется в произвольной форме на месте и должна содержать анализ и оценку деятельности территориального органа, подведомственной организации, его должностных лиц, выводы о причинах допущенных недостатков и нарушений, рекомендации по их устранению.

Справка о результатах проверки, составляемая в двух экземплярах, подписывается всеми членами комиссии и руководителем проверяемого подразделения. Один экземпляр справки передается руководителю проверенного подразделения для ознакомления и принятия мер по устранению выявленных нарушений.

По итогам проведения проверки проводится совещание с руководством и работниками проверяемого подразделения, на котором обсуждаются результаты проверки, а также даются рекомендации по улучшению его деятельности.

45. По возвращении из командировки руководитель комиссии в течение 3 рабочих дней докладывается письменно о результатах проверки Ответственному секретарю.

46. Результаты комплексных проверок могут выноситься на обсуждение коллегии Министерства или оперативного совещания.

47. Порядок и условия возмещения расходов работников Министерства, направляемых в служебные командировки в пределах Республики Казахстан, определяются постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428 «Об утверждении Правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан».

48. Организация контрольных мероприятий службы внутреннего контроля Министерства осуществляется УВК в порядке, определяемом Бюджетным кодексом Республики Казахстан, Указом Президента Республики Казахстан от 7 апреля 2009 года № 788 «Об утверждении Стандартов государственного финансового контроля» и постановлением Правительства Республики Казахстан от 2 марта 2009 года № 235 «Об утверждении Правил осуществления внутреннего государственного финансового контроля на республиканском и местном уровнях в Республике Казахстан».

49. В целях обеспечения своевременного оформления соответствующих документов, касающихся командирования сотрудников структурных подразделений Министерства, в Департамент кадровой службы (далее – ДКС) вносится служебная записка о командировании с резолюцией руководства за 3 календарных дня до начала командировки.

50. Вызов работников территориальных органов, подведомственных организаций в Министерство осуществляется по указанию Министра, Ответственного секретаря по мотивированной служебной записке руководителей структурных подразделений, согласованной с курирующим Заместителем министра.

51. Срок командировки работников территориальных органов, подведомственных организаций в Министерство не должен превышать 5 рабочих дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях (отсутствие транспортных средств или срочность командировки) не более чем на 5 рабочих дней путем издания соответствующего приказа руководителя территориального органа, подведомственной организации.

52. Порядок выезда сотрудников центрального аппарата, подведомственных организаций, территориальных органов Министерства, имеющих доступ к государственным секретам, в заграничные командировки устанавливается Инструкцией по обеспечению режима.

53. Порядок и условия возмещения расходов работников центрального аппарата, подведомственных организаций, территориальных органов Министерства, направляемых в заграничные командировки, определяется Министерством иностранных дел Республики Казахстан в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан от 6 февраля 2008 года № 108 «О возмещении государственным служащим расходов на служебные заграничные командировки за счет средств республиканского и местных бюджетов» или приглашающей стороной.

7. Оформление, прохождение, рассмотрение
входящей и исходящей корреспонденции Министерства

54. Рассмотрение и прохождение входящей, исходящей корреспонденции (в том числе, поступающей в формате электронного документа) и иных служебных документов в Министерстве осуществляется в соответствии с законами от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» и настоящим Регламентом.

Все подготавливаемые служебные документы оформляются на государственном, либо государственном и русском языках, в том числе в порядке, предусмотренном Законом от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», за исключением проектов нормативных правовых актов. Служебные документы могут составляться на русском языке в качестве приложения к основному документу на государственном языке, при этом на бланке Министерства распечатывается вариант документа, составленный на государственном языке.

При соблюдении данной процедуры документ возвращается Управлением документационного обеспечения ДВА (далее - УДО ДВА) исполнителю письма для приведения в соответствие с указанными требованиями.

Работа по регистрации корреспонденции и контролю исполнения документов осуществляется посредством ЕСЭДО.

Служебные записки на имя Министра, заместителей Министра, Ответственного секретаря, подготовленные подразделениями Министерства, оформляются в электронном виде (подведомственными организациями – на бумажных носителях) и подлежат регистрации в УДО ДВА Министерства. Их дальнейшее продвижение осуществляется структурными подразделениями самостоятельно, за исключением служебных записок на имя Министра, которые подлежат согласованию с директором ДСПОАР.

Копии служебных записок об исполнении плановых, протокольных мероприятий после рассмотрения руководством Министерства, передаются в ДСПОАР и ДВА в электронном виде.

Переписка между структурными подразделениями Министерства осуществляется в электронном виде без дублирования на бумажных носителях, между Министерством и подведомственными организациями, не подключенных к ЕСЭДО осуществляется в электронном виде и на бумажных носителях.

55. Порядок и условия организации электронного документооборота в Министерстве определяются в соответствии с Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота» (далее – № 430 Правила), а также настоящим Регламентом.

56. Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется Управлением организации работы по защите государственных секретов в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности. Порядок и условия организации электронного документооборота не распространяются на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

57. Делопроизводство в приемных Министра, заместителей Министра, Ответственного секретаря ведется специалистами приемных, которые являются ответственными за принятие документов к производству, распределение их между структурными подразделениями курируемого направления и внесение резолюций в ЕСЭДО.

За ведение делопроизводства (учет, сохранность и своевременное прохождение документов, контроль за их исполнением) и состояние ЕСЭДО в подразделениях отвечают их руководители. В подразделениях определяется конкретный специалист, который является ответственным за прохождение документов и надлежащее их хранение (далее - делопроизводитель подразделения).

Делопроизводители структурных подразделений, подведомственных организаций 2 раза в день получают корреспонденцию Министерства, а срочную незамедлительно (во внеочередном порядке).

Координацию работы специалистов подразделений и приемных заместителей Министра и Ответственного секретаря по ведению делопроизводства и электронного документооборота осуществляет ДВА.