Постановление Кабинета Министров Республики Казахстан от 30 июня 1992 года N 562 Об утверждении Основных правил документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан (утратило силу)

Утверждены

постановлением

Кабинета Министров

Республики Казахстан

от 30 июня 1992 г. N 562

Основные правила документирования

и управления документацией в объединениях (предприятиях),

учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм

Республики Казахстан

1. Общие положения

1.1. Основные правила документирования* и управления документацией** устанавливают обязательные для всех объединений, предприятий, учреждений и организаций любых организационно-правовых форм*** общие требования к созданию официальных документов и организации работы с ними, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и репрографии.

Примечания:* Документирование

- процесс создания комплекса документов, необходимого для функционирования организаций.

** Управление документацией

2.1. Состав, унификация и стандартизация документов

2.1.1. Комплекс документов, создаваемых в организации, определяется кругом решаемых в процессе деятельности вопросов, объемом и характером компетенции, порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности), объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Например, в соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: Кабинет Министров постановления, Премьер-министр и его заместители - распоряжения; министерства - приказы, указания; государственные комитеты, комитеты и комиссии - постановления, приказы, указания; администрация предприятий приказы, постановления, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации - постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений, приказов.

Постановления, решения - правовые акты, принимаемые органами коллегиального управления. Приказы, распоряжения, указания - правовые акты, имеющие властный характер, принимаются официальными должностными лицами, наделенными полномочиями единоначалия.

2.1.2. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

2.1.3. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.

Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

2.1.4. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов становлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами, М., 1980.

2.1.5. В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

2.1.6. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документа, планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в классификаторах управленческой документации (приложение 3).

2.1.7. Единство правил документирования деятельности организаций обеспечивается применением унифицированных систем документации.

ГОСТ 6.10.1-88 "Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения" устанавливает 16 унифицированных систем документации (УСД): плановой, отчетно-статистической, первичной учетной, финансовой и бухгалтерско-отчетной, расчетно-денежной, организационно-распорядительной, по ценообразованию, по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле, по внешней торговле, проектной для строительства, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению, по труду и социальным вопросам, по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла, по бытовому обслуживание населения.

Унифицированные системы в свою очередь подразделяются на подсистемы, виды, разновидности документов. Например, в системе организационно-распорядительной документации можно выделить документы распорядительные (постановления, распоряжения, решения, приказы); организационные (уставы, положений, инструкции); протоколы; информационно-справочные документы (справки, докладные записки, объяснительные записки, акты, служебные письма, сопроводительные письма, письма-приглашения, информационные письма, рекламные письма-извещения, письма-подтверждения, письма-напоминания, гарантийные письма, инициативные письма, письма-ответы, телеграммы, договоры и трудовые соглашения.

Выбор систем документации и видов документов организаций производят в соответствии со спецификой своей деятельности.

2.1.8. В целях облегчения выбора и сокращения количеств применяемых форм документов и их унификации организации разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации их функций и задач (приложение 4). В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой управления документацией. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

2.1.9. Если нет отраслевого табеля, необходимо довести требования унификации документов до непосредственных исполнителей, которые несут ответственность за оформление, изложение содержания и стиль документа, выполнение требований к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

2.1.10. Должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств выразительной техники, качество документов, как потенциальных исторических свидетельств, что достигается применением стандарта на документы (приложение 5).

2.2. Оформление официальных* документов

Примечание: *Официальный документ

- документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке (под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных и административнохозяйственных обязанностей).

2.2.1. Обязательные реквизиты документов и их оформление

Документация, создаваемая в процессе распорядительной и исполнительной деятельности организаций, входит в систему организационно-распорядительной документации (ОРД) (положения, уставы, инструкции, правила, штатные расписания, приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, служебные письма, докладные записки, справки, договоры, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, заявления, характеристики, автобиографии, личные карточки и др.).

Оформление документов, входящих в систему ОРД, должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который устанавливает состав, расположение и содержание реквизитов (элементов) документа, требования к бланкам документов, некоторые требования к тексту документов, требования к документам, оформляемым машинописным способом.

2.2.2.1. Требования к бланкам

2.2.2.1.1. Бланки изготавливают типографским или иным способом по ГОСТ 6.38-90 на листах бумаги формата А4 (297х210 мм) и А5 (210х148 мм) и ГОСТ 9327 (приложения 6, 7).

2.2.2.1.2. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов документов (приложения 8, 10). Изготовление бланков конкретных видов документов (приказы, протоколы и т. д.) допускается, если этих документов создает более 200 в год. При разработке таких бланков общий бланк дополняется названием вида документа (приложение 16).

2.2.2.1.3. Бланки должны иметь поля, мм

левое - 20

верхнее - не менее 10

правое и нижнее - не менее 8.

2.2.2.1.4. Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. Реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

2.2.2.1.5. Изображение государственного герба* на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименований организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

Примечание: * Порядок изображения государственного герба, в том числе на бланках, а также организации, которым предоставлено право пользоваться изображением герба устанавливаются специальными правовыми актами.

2.2.2.1.6. Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура) вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом.

2.2.2.1.7. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке.

2.2.2.1.8. На бланках писем указывают реквизиты: "Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа, телефакса, номер счета в банке", "Дата", "Индекс", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма", "Код организации".

2.2.2.1.9. На общих бланках указывают реквизиты: "Дата", "Индекс", "Место составления или издания", "Код организации".

2.2.2.1.10. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

2.2.2.1.11. Реквизиты бланка: наименование министерства или ведомства, наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, название вида документа, место составления или издания должны быть продублированы на двух языках. При продольном расположении реквизитов слева на государственном языке, справа на языке межнационального общения, при угловом варианте - вверху на государственном, ниже на языке межнационального общения.

2.2.2.2. Оформление реквизитов

2.2.2.2.1. ГОСТ 6.38-90 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

1 - Государственный герб Республики Казахстан (п. 2.2.2.1.5. настоящих правил);

2 - эмблема организации (п. 2.2.2.1.7);

3 - изображения наград*;

Примечание: * Изображаются государственные награды Республики Казахстан

4 - код организации (п. 2.2.2.1.8);

5 - код документа (п. 2.2.2.1.8);

6 - наименование министерства или ведомства (п. 2.2.2.1.6.);

7 - наименование организации (п. 2.2.2.1.6.);

8 - наименование структурного подразделения п. 2.2.2.3.1.);

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, номер телефона, номер счета в банке (п. 2.2.2.1.8.);

10 - название вида документа (п. 2.2.1.3.);

11 - дата (п. 2.2.1.5.);

12 - индекс (п. 2.2.1.6.);

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа (п. 2.2.2.3.12.);

14 - место составления или издания (п. 2.2.2.3.10.);

15 - гриф ограничения доступа к документу (п. 2.2.2.3.12.);

16 - адресат (п. 2.2.2.3.9.);

17 - гриф утверждения (п. 2.2.2.3.3.);

18 - резолюция (п. 2.2.2.3.2.);

19 - заголовок к тексту (п. 2.2.1.4.);

20 - отметка о контроле (п. 2.2.2.3.12.);

21 - текст (см. раздел 2.3.);

22 - отметка о наличии приложения (п. 2.2.2.3.8.);

23 - подпись (п. 2.2.1.8.);

24 - гриф согласования (п. 2.2.2.3.6.);

25 - визы (п. 2.2.1.7.);

26 - печать (п. 2.2.2.3.5.);

27 - отметка о заверении копии (п. 2.2.2.3.4.);

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона (п. 2.2.2.3.11.);

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело (п. 2.2.1.9.);

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель (п. 2.2.2.3.13.);

31 - отметка о поступлении (п. 2.2.2.3.12.).

Стандартами предусматривается строго определенное место для размещения каждого реквизита документа и оно должно соответствовать указанной последовательности номеров реквизитов (см. приложение 6, 7, 19).

2.2.2.2.2. Требования к оформлению обязательных реквизитов, значащихся в приведенном перечне под NN 4-6, 7, 10, 11, 12, 19, 21, 23, 25, 29, изложены выше (см. подраздел 2.2.1.).

В процессе подготовки и оформления ОРД состав обязательных реквизитов дополняется другими реквизитами.

2.2.2.3. Дополнительные реквизиты документов, их оформление

        Согласовано                            Согласовано


        Зам. начальника                      Зам. начальника


        Госстандарта                         Главархива


        Республики Казахстан                 Республики Казахстан


        


        подпись инициалы, фамилия            подпись инициалы, фамилия


        


        23.12.92                                           22.12.92

2.3.1. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также виде соединения этих форм.

2.3.2. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени "были", "находились", "имеете", "владеете"). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.

2.3.3. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф.

2.3.4. Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует разбить на разделы, подразделы, пункты.

2.3.5. В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

2.3.6. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

2.3.7. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

2.3.8. В письмах используют формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Казгосстандарт считает возможным").

2.3.9. Решение о выборе языка при оформлении документа принимается в соответствии с Законом Республики Казахстан о языках в Республике Казахстан.

2.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью

печатающих устройств

2.4.1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

2.4.2. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

Согласовано Зам. начальника Казгосстандарта подпись инициалы, фамилия 08.12.92

2.4.3. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

2.4.4. Название вида документа печатают прописными буквами.

2.4.5. Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

2.4.6. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

2.4.7. При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст (без абзацев)", "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно"; а также слов "Слушали", "Выступили", "Решили", "Постановили", "Приказываю", "Предлагаю";

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для простановки кодов по ОКПО и ОКУД.

2.4.8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

2.4.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.

2.4.10. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница (стр.)" и знаков препинания.

Примеры составления и оформления документов в соответствии с требованиями раздела 2 даны в приложениях: 4, 9, 11-15, 17, 18, 24-33.

3. Управление документацией

3.1. Общие правила организации документооборота и

пути его сокращения

3.2.1. Документы, поступающие в организацию, проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляется исполнителем.

Конверты с документами вскрываются в службе управления документацией, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп - на нижнем поле первого листа документа, справа. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению.

Конверты с документами, адресованные общественным организациям или с грифом "лично", передаются по назначению не вскрывая.

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются без вскрытия упаковки.

3.2.2. Служба управления документацией проводит предварительное рассмотрение поступивших документов для распределения их, исходя из оценки содержания и установленного в организации разграничения функций, обязанностей и полномочий между сотрудниками. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководства, направляются непосредственно в структурные подразделения (исполнителям).

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от Президента и его аппарата, органов государственной власти, правительственных и вышестоящих организаций, а также учреждений и граждан, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства.

Рассмотрение документов должно производиться в сроки, предусмотренные "Перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения" (приложение 34).

Результаты рассмотрения отражаются в резолюции руководителя (см. приложение 19). Документы, исполнение которых возложено на несколько структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

3.2.3. Передача документов исполнителям осуществляется в день поступления. При необходимости безотлагательного исполнения допускается ознакомление исполнителя с содержанием документа до его рассмотрения руководством.

3.3. Порядок обработки отправляемых документов

3.3.1. Отправляемые документы проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Работник службы управления документацией, принимающий документы для отправки, обязан проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

3.3.2. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник службы управления документацией проставляет свою фамилию и дату отправки.

3.3.3. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации по РД 50-524-84 с сопроводительным письмом. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

3.3.4. Документы должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

3.4. Передача документов внутри организации

3.4.1. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за управление документацией. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

3.4.2. Если документ поступил в структурное подразделение или исполнителю минуя службу управления документацией, он должен быть немедленно передан в службу управления документацией на регистрацию.

3.4.3. Исполненные документы передаются в те структурные подразделения, которые производят формирование дел по соответствующим вопросам согласно номенклатуре дел.

3.5. Правила регистрации и индексирования документов

3.6.1. Информационно-справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек по определенной схеме в зависимости от поставл