Правила обращения с документами Администрации Президента Республики Казахстан в аппаратах государственных органов управления, центральных исполнительных органов, местных исполнительных и представительных органов, на предприятиях, в организациях и учреждениях Республики Казахстан (утверждено руководителем Администрации Президента Республики Казахстан от 8 декабря 1996 г.)

Правила обращения с документами Администрации Президента Республики Казахстан в аппаратах государственных органов управления, центральных исполнительных органов, местных исполнительных и представительных органов, на предприятиях, в организациях и учреждениях Республики Казахстан (утверждено руководителем Администрации Президента Республики Казахстан от 8 декабря 1996 г.)





I. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют основной порядок обращения с документами Администрации Президента Республики Казахстан* в аппаратах государственных органов управления, иных центральных исполнительных органов, подотчетных Президенту, местных исполнительных органов областей, городов республиканского значения и столицы, местных представительных органах-маслихатах, на предприятиях, в учреждениях и организациях Республики Казахстан.**

 * Далее - Администрация.

 ** Далее - центральные и местные исполнительные органы, маслихаты и организации.

 2. Ответственность за организацию работы с документами и письмами граждан, направленными из Администрации, соблюдение установленного порядка работы с ними возлагается на руководителей центральных и местных исполнительных органов, маслихатов и организаций.

 3. Ответственность за учет, сохранность и своевременный возврат документов Администрации в аппаратах центральных местных исполнительных органов, маслихатах и организациях возлагается на заведующего общим отделом, первым отделом, спецчастью, канцелярией или лиц, ответственных за работу с документами.

 Примечание. О случаях утери документа немедленно в письменной форме докладывается в общий отдел Администрации.

 4. Руководители центральных и местных исполнительных органов и организаций, секретари маслихатов устанавливают конкретный порядок работы с документами Администрации, назначают ответственных лиц за учет, сохранность и возврат этих документов.

 5. При смене заведующего общим отделом, первым отделом, спецчастью, канцелярией или лица, ответственного за делопроизводство, документы и материалы по их учету передаются по акту вновь назначенному на эту должность работнику. Акт утверждается руководителем аппарата центрального и местного исполнительного органа, организации, секретарем маслихата.

II. Прием, регистрация документов Администрации Президента

 Республики Казахстан и правила обращения с ними

6. Документы Администрации делятся на несекретные и секретные. Последние имеют грифы: "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности".

 Документы Администрации могут иметь также гриф "Для служебного пользования".

 Документы Администрации доставляются в аппараты центральных и местных исполнительных органов, маслихаты и организации почтой, фельдъегерской или специальной связью. Поступившие через фельдъегерскую или специальную связь секретные пакеты проверяются на целостность и сохранность оттисков печати. При обнаружении повреждений пакета или оттисков печати составляется акт в трех экземплярах в присутствии лица, доставившего пакет. Один экземпляр акта отсылается в Администрацию, второй - фельдъегерской или специальной связи, третий остается у получателя. В случаях, когда повреждения пакета дают возможность прочесть содержание вложенного в него документа, об этом немедленно сообщается в первый сектор общего отдела Администрации для принятия необходимых мер.

 Самостоятельно изменять гриф секретности на документах Администрации запрещается.

 7. Секретные документы учитываются по журналу или по карточкам установленной формы.

 Учет несекретных документов Администрации, а также с грифом "Для служебного пользования", пакетов с протоколами заседаний советов и комиссий при Президенте ведется отдельно от секретных документов Администрации по карточкам установленной формы.

 Журналы (карточки) учета документов Администрации, листы ознакомления и форма описи на возвращаемые документы изготавляются аппаратами центральных и местных исполнительных органов, маслихатами и организациями.

 8. Протоколы заседаний советов и комиссий при Президенте уничтожаются по акту на местах по миновании надобности.

 9. На первой странице документа, поступившего из Администрации, проставляется штамп общего отдела, первого отдела, спецчасти или канцелярии с указанием входящего номера, даты регистрации и количества листов. Прикладывается лист ознакомления (приложение N 1 ), на котором производятся необходимые записи (резолюции, поручения, отметки и др.) об исполнении документа. На оригинале документов делать какие-либо записи не допускается. Зарегистрированные документы незамедлительно докладываются акиму, руководителю центрального исполнительного органа и организации, секретарю маслихата.

10. Прием, учет и работа с шифртелеграммами Администрации в аппаратах центральных и местных исполнительных органов, маслихатах и организациях, имеющих шифровальную службу, ведется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по шифровальной службе Республики Казахстан.

 В государственных органах и организациях, не имеющих шифровальной службы, работа с шифртелеграммами Администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан.

 Лица, ознакомившиеся с содержанием шифртелеграммы, должны расписаться на ней и указать дату ознакомления. На свободном от текста месте или на обороте шифртелеграммы исполнителем делается краткая запись о решении поставленных в ней вопросов.

 Шифртелеграммы возвращаются в первый сектор общего отдела Администрации.

 11. Лица, ознакомившиеся с секретными документами Администрации, не имеют права разглашать их содержание. Краткие записи, необходимые в работе для составления информации, справки и др., могут производиться в рабочей тетради с грифом "Секретно", зарегистрированной в общем отделе, первом отделе или спецчасти и хранящейся на правах секретного документа.

 Снимать копии и делать выписки из документов Администрации, ссылаться на секретные документы в публичных выступлениях, в передачах по радио и телевидению, в печати, в приказах, протоколах запрещается.*

 *Допускается ссылка только на номер и дату документа, не раскрывая его содержания.

 12. Документы Администрации хранятся отдельно от других документов в опечатываемых металлических шкафах.

 Помещения для работы и хранения документов, составляющих государственную тайну, должны обеспечивать полную их сохранность, иметь звуковую или световую охранную сигнализацию, быть безопасными в противопожарном отношении.

 Выносить документы Администрации из помещений той организации, руководителю которой они адресованы, пересылать их подведомственным предприятиям и учреждениям не разрешается. В случаях, когда необходимо для оперативного исполнения документа привлечь подведомственные организации и учреждения, разрешается ксерокопирование документа с последующим его возвратом и уничтожением.

III. Представление документов, а также других

 материалов и информаций в Администрацию

 Президента Республики Казахстан

13. В целях обеспечения деятельности Президента Республики, своевременного и полного выполнения принятых им решений и контроля за их исполнением, а также для реализации своих полномочий руководитель Администрации Президента, его заместители, руководители структурных подразделений Администрации, помощники, советники главы государства имеют право давать поручения государственным органам и должностным лицам, запрашивать и получать от них всю необходимую информацию, документы и иные материалы. Поручения подлежат исполнению в семидневный срок со дня их дачи, а предписания - со дня их получения, если не будут установлены иные сроки.

 14. Ответственность за своевременное и полное исполнение контрольных документов в аппаратах центральных и местных исполнительных органов и организациях возлагается на их руководителей, а в маслихатах - на секретарей.

 На листе ознакомления с документом Администрации, подлежащим контролю, проставляется штамп "Контроль" или "Взято на контроль" и указывается срок представления информации об исполнении.

 При необходимости руководители центральных и местных исполнительных органов, организаций, маслихатов могут направить в Администрацию записку с обоснованной просьбой о продлении или изменении установленного срока исполнения документа.

 15. Направляемые в Администрацию проекты актов должны отвечать требованиям Указа Президента Республики Казахстан от 26 октября 1994 г. N 1951 "Об актах Президента Республики Казахстан", а отчеты, записки, справки, информации должны содержать исчерпывающие сведения о выполнении поручений или актов. При этом об исполнении каждого акта или поручения составляется отдельный документ.

Копии отправляемых в Администрацию документов хранятся в отдельном деле.

 16. Если в поручении, поступившем из Администрации, предусматривается совместное рассмотрение вопроса несколькими организациями, то ответственным за обобщение и представление в Администрацию сведений и предложений является руководитель организации, указанной в поручении первым.

 Если в документе имеются поручения другим государственным органам и организациям, ответы в Администрацию обязательно должны быть согласованы с их руководителями, о чем в документе делается соответствующая запись или прилагается лист согласования.

 Если по направленному на исполнение документу или письму дано соответствующее указание, то о результатах рассмотрения просьб или предложений руководители центральных и местных исполнительных органов, маслихатов и организаций информируют письменно автора и Администрацию.

 17. Объем информаций, справок и других документов, направляемых в Администрацию, не должен превышать 3, а по крупным вопросам - 5 страниц. Документы излагаются четко, последовательно, кратко.

 Документ должен иметь исходящий номер, дату, ссылку на номер и дату документа Администрации, при необходимости гриф секретности и краткий заголовок.

 Направляемые в Администрацию документы подписываются первым руководителем, а в его отсутствие - лицом, исполняющим обязанности руководителя (с указанием занимаемой должности и фамилии). Если документ подписывается руководителями нескольких организаций, то в этом случае указываются их должности и фамилии.

 Все документы и материалы направляются в Администрацию в одном (первом) экземпляре, приложения визируются лицом, подписавшим или готовившим документ, в конце текста делается запись: "Приложение на______ листах".

 Документы печатаются на соответствующих бланках, в двух экземплярах, на одной стороне листа, на контрастной ленте, через два межстрочных интервала. На последней странице внизу слева или на обороте листа указываются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, инициалы машинистки, дата печатания материала и учетный номер. Исправления и подчистки не допускаются. Второй экземпляр остается у исполнителя (в деле организации).

 18. Информационно-справочные и статистические материалы направляются согласно перечню, установленному Администрацией.

 19. Руководители центральных и местных исполнительных органов направляют в Администрацию документы и информации в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан от 12 сентября 1994 г. N 1862 "О взаимодействии Президента Республики Казахстан с государственными органами республики".

При представлении в Администрацию документов по кадровым вопросам следует руководствоваться рекомендациями по оформлению, хранению и учету личных дел руководящих кадров, по наградным вопросам - Положением о государственных наградах в Республике Казахстан.

В Администрацию не направляются документы по текущим вопросам хозяйственной деятельности, которые относятся к компетенции Правительства, центральных и местных исполнительных органов, маслихатов и организаций и должны решаться ими в установленном порядке.

 20. Документы Администрации подлежат возврату в указанные в них сроки. Секретные документы отправляются отдельно от других документов.

 На возвращаемые документы Администрации составляется опись в двух экземплярах (приложение N 2), исходящий номер которой проставляется на пакете. Один экземпляр описи вместе с документами направляется в общий отдел Администрации, второй остается в общем отделе, первом отделе, спецчасти или канцелярии.

Расписки и описи отправляемых в Администрацию документов хранятся 1 год, после чего уничтожаются по акту.

 21. Гриф секретности, проставленный на пакете с документами Администрации, должен соответствовать высшему грифу секретности вложенных в него документов. На пакете указываются номера отправленных документов.

 22. Пакеты передаются работникам фельдьегерской службы или специальной связи по реестрам установленной формы. После сдачи пакетов в общий отдел Администрации реестры возвращаются в общий отдел, первый отдел, спецчасть или канцелярию.

 Реестры на отправляемую секретную корреспонденцию хранятся 1 год, после чего уничтожаются по акту.

 23. Документы и материалы, оформленные и представленные в Администрацию с нарушением установленных настоящими Правилами требований, к рассмотрению не принимаются и возвращаются соответствующим аппаратам центральных и местных исполнительных органов, маслихатам и организациям.

IV. Представление в Администрацию Президента

 Республики Казахстан документов о результатах

 рассмотрения писем граждан

24. Должностные лица центральных и местных исполнительных органов, маслихатов и организаций при работе с письмами граждан обязаны руководствоваться Указом Президента Республики Казахстан от 19 июня 1995 г. N 2340 "О порядке рассмотрения обращений граждан".

25. Письма граждан, направленные из Администрации, регистрируются в аппаратах центральных и местных исполнительных органов, маслихатах и организациях в день получения по существующим формам учета и докладываются руководителям государственных органов и организаций, акимам или их заместителям, секретарям маслихатов.

 26. Письма граждан исполняются в месячный срок со дня поступления в аппараты центральных и местных исполнительных органов, в маслихаты и организации. Письма, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения может быть продлен Администрацией по письменной просьбе руководителя государственного органа и организации, акима, секретаря маслихата, но, как правило, не более чем на один месяц, о чем исполнитель сообщает заявителю.

 27. О результатах рассмотрения каждого письма, взятого на контроль и требующего ответа, в Администрацию представляется справка или копия ответа заявителю, подписанные руководителем государственного органа и организации, акимом, секретарем маслихата.

 Справка должна содержать исчерпывающие ответы на все поставленные в письме вопросы, а также сведения о том, когда и кем сообщено автору о результатах рассмотрения письма.

 Рассмотрение письма не может считаться законченным, если в ответе сообщается лишь о намечаемых мерах по решению поставленных автором вопросов. В таких случаях в Администрацию должна быть представлена дополнительная справка об окончательном решении вопроса. В общем отделе Администрации письмо ставится на доконтроль.

 28. Письмо, направленное Администрацией для рассмотрения в аппараты центральных и местных исполнительных органов, в маслихаты и организации и взятое на контроль, как правило, подлежит возврату в Администрацию. В исключительных случаях с разрешения общего отдела Администрации письмо может быть оставлено в делах аппаратов центральных и местных исполнительных органов, маслихатах и организациях.

 29. С настоящими Правилами знакомятся под расписку руководящие работники аппаратов центральных и местных исполнительных органов, маслихатов и организаций, включая начальников управлений и должностных лиц, приравненных к ним, работники других структурных подразделений, на которых возложено ведение делопроизводства. По указанию руководителя аппарата центральных и местных исполнительных органов, организаций, секретарей маслихатов могут быть ознакомлены и другие сотрудники, работающие с документами Администрации.

 30. Проверку соблюдения установленного настоящими Правилами порядка обращения с документами Администрации Президента в аппаратах центральных и местных исполнительных органов, маслихатах и организациях республики осуществляют организационно-контрольный и общий отделы совместно с другими отделами Администрации Президента Республики Казахстан.

Приложение N 1

 Гриф секретности

Лист

 ознакомления с документами Администрации

 Президента Республики Казахстан




        


        ______________________________        ______________________________


        (входящий N и дата регистрации)           (N и дата документа)


        


             Наименование и заголовок документа_____________________________


        ____________________________________________________________________


        ____________________________________________________________________


        ____________________________________________________________________


             Резолюция:_____________________________________________________


        ____________________________________________________________________


        ____________________________________________________________________


        


                          Отметки об ознакомлении:


        --------------------------------------------------------------------


         Дата  |  Фамилия, инициалы    |   Расписка об    |   Примечание


               |                       |  ознакомлении    |


        --------------------------------------------------------------------


        


        


        


            Другие отметки__________________________________________________


        ____________________________________________________________________



Приложение N 2

 Гриф секретности

 Экз. N___________

Опись

 документов Администрации Президента Республики

 Казахстан, возвращаемых в общий отдел Администрации



 


        ____________________________________________________________________


        ____________________________________________________________________


        ____________________________________________________________________


             (наименование организации или фамилии лиц, возвращающих


              документы Администрации Президента Республики Казахстан)


        --------------------------------------------------------------------


         N |     Номер и дата      |  Количество  |     Примечание


        п/п|      документа        |    листов    |


        --------------------------------------------------------------------


        


        


             Исх. N____________                 Подпись


             Дата______________





(c) 2020 - All-Docs.ru :: Законодательство, нормативные акты, образцы документов