Приказ Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан Комитет по управлению архивами и документацией от 11 августа 2000 г. N 47 Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
Приказ Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан Комитет по управлению архивами и документацией от 11 августа 2000 г. N 47 Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
В целях создания механизма реализации статей 9, 10 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 г. "О Национальном архивном фонде и архивах" и пунктов 21, 22 Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999г.N 1538,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.
Председатель Комитета Р. Сариева
Утверждено
приказом Комитета по управлению
архивами и документацией
Министерства культуры, информации и
общественного согласия
Республики Казахстан
от 11 августа 2000 г. N 47
ИНСТРУКЦИЯ
о централизованном государственном учете документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция разработана в целях создания механизма реализации статей 9, 10 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 г. "О Национальном архивном фонде и архивах" и пунктов 21, 22 Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 г. N 1538, и устанавливает порядок централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее - Национальный архивный фонд).
2. Государственному учету подлежат все документы, которые в установленном порядке отнесены к Национальному архивному фонду, независимо от формы собственности и места хранения.
3. Документы Национального архивного фонда учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
4. Основой учета документов Национального архивного фонда является единая система регистрации архивных фондов, архивных коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
5. В Инструкции используются следующие основные понятия:
1) государственный учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
2) централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда - система учета документов Национального архивного фонда в масштабе государства, основанная на сосредоточении в уполномоченном государственном органе по управлению архивами и документацией Республики Казахстан (далее - Республиканский уполномоченный орган) и местных уполномоченных органах сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
3) учетный документ - документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
4) единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве;
5) единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
6) депозитарное хранение архивных документов - хранение в государственном архиве, музее, библиотеке документов Национального архивного фонда на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
6. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда основывается на принципах централизации, унификации, регулярности, полноты и достоверности.
7. Для учета архивных документов в государственных архивах Республики Казахстан, Архиве Президента Республики Казахстан, специальных государственных архивах, ведомственных архивах, а также в организациях, указанных в пункте 12 Инструкции, ведутся:
1) Книга учета поступлений документов;
2) Список фондов;
3) Описи дел и документов или их разновидности;
4) Листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.
8. Документами централизованного государственного учета являются:
1) Паспорт архива на 1 января __ г. (Приложение 1 к Инструкции) (далее - Приложение);
2) Карточка фонда (Приложение 2);
3) Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ___ г. (Приложение 3);
4) Паспорт архива учреждения, организации, предприятия на 1 декабря __ г., хранящего управленческую документацию (Приложение 6), научно-техническую документацию (Приложение 7), кинофотофонодокументы (Приложение 8);
5) Сводный паспорт архивов учреждений, организаций и предприятий источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря __ г. (Приложение 9).
9. Документальные памятники истории и культуры подлежат особому учету.
2. Порядок централизованного государственного учета документов
Национального архивного фонда, находящихся в государственной
Собственности
10. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности и хранящихся в государственных архивах, организуется в следующем порядке:
1) Центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан ежегодно составляют:
Паспорт архива на 1 января __ г.;
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г.;
Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января __г. (Приложение 4).
Центральные государственные архивы Республики Казахстан представляют Паспорта в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе. Карточки фондов. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____г., Учетные сведения по фондовому каталогу представляются в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом установленной формы (Приложение 5) к 15 февраля следующего за отчетным года.
Архив Президента Республики Казахстан представляет Паспорт, Карточки фондов, Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г., Учетные сведения по фондовому каталогу в республиканский уполномоченный орган к 15 февраля следующего за отчетным года.
2) Центральные государственные архивы гг. Астаны и Алматы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы ежегодно составляют:
Паспорт архива на 1 января __ г.;
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ___г.;
Учетные сведения по фондовому каталогу и представляют их в местные уполномоченные органы вместе с годовым отчетом, при этом Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ___ г. представляются в двух экземплярах.
3) Местные уполномоченные органы:
Составляют сводный Паспорт архивных учреждений гг. Астаны и Алматы, области по форме Приложения 1 и представляют его в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе;
Организуют и ведут местные фондовые каталоги;
Составляют сводные Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января __ г.
Представляют один экземпляр Карточек фондов и Сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г., сводные Учетные сведения по фондовому каталогу в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом к 15 февраля следующего за отчетным года.
4) Республиканский уполномоченный орган:
Составляет сводный Паспорт государственных архивов Республики Казахстан на 1 января __ г.
Организует и ведет Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.
Составляет сводные Учетные сведения о количестве и движении фондов государственных архивов Республики Казахстан на 1 января __ г.
11. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности и хранящихся в специальных государственных архивах, организуется в следующем порядке:
1) Специальные государственные архивы ежегодно составляют:
Паспорт архива на 1 января ___ г. по форме Приложения 1, подготовленный с учетом паспортов архивов подведомственных организаций;
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г.
Паспорт архива на 1 января ____г. представляется в республиканский уполномоченный орган к 15 февраля следующего за отчетным года.
Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. представляются в республиканский уполномоченный орган по его запросам.
2) Республиканский уп |
|
|