1) формы проверочных листов по проверкам государственных юридических лиц, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда согласно приложению 1 к настоящему приказу;
2) формы проверочных листов по проверкам органов управления и ведения архивным делом согласно приложению 2 к настоящему приказу.
Наличие службы документационного обеспечения управления и архива (далее - ДОУ) (ответственное должностное лицо).
2.
Наличие положений о документационной службе и ведомственном архиве, даты их утверждения и согласования.
3.
Соответствие бланков Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - Типовые правила), утвержденным приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 5834).
4.
Соответствие оформления реквизитов документов требованиям Типовых правил.
5.
Соответствие организации документооборота требованиям Типовых правил.
6.
Наличие информационной системы электронного документооборота.
7.
Соответствие организации работы по обращениям физических и юридических лиц требованиям Типовых правил.
8.
Соответствие формирования дел по обращениям физических и юридических лиц требованиям Типовых правил.
9.
Наличие учета и хранения печатей, штампов и печатно-бланочной продукции.
10.
Наличие согласованной номенклатуры дел. Дата согласования с экспертной комиссией организации (далее - ЭК), с экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее - ЭПК).
11.
Соответствие оформления заголовков дел требованиям Типовых правил.
12.
Заполнение итоговой записи о количестве заведенных дел (томов) в номенклатуре дел.
13.
Соответствие формирования и оформления дел требованиям Типовых правил.
14.
Наличие контроля за формированием дел в структурных подразделениях службой ДОУ.
15.
Наличие индивидуальных правил документирования и управления документацией, дата их утверждения и согласования.
16.
Наличие отраслевых правил документирования и управления документацией, дата их утверждения и согласования.
17.
Наличие ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.
18.
Наличие архивохранилищ, помещений для хранения документов ведомственного архива.
19.
Наличие в архивохранилище металлических дверей, металлических решеток, металлических и деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными средствами.
20.
Соответствие расстановки средств хранения нормам Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93; (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 2679) (далее - Основные правила).
21.
Соответствие освещения архивохранилищ, помещений для хранения документов ведомственного архива нормам Основных правил.
22.
Соответствие температурно-влажностного режима для хранения документов нормам Основных правил.
23.
Наличие регистрационного журнала температурно-влажностного режима.
24.
Наличие журналов учета физико-химического состояния дел.
25.
Соблюдение сроков хранения дел в структурных подразделениях и передачи дел на хранение в архив организации.
26.
Наличие положения о центральной экспертной (экспертной) комиссии (далее - ЦЭК) или ЭК. Организация работы ЦЭК (ЭК).
27.
Наличие утвержденных описей дел постоянного хранения, согласование описей дел по личному составу и рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов.
28.
Наличие утвержденных руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
29.
Наличие паспорта ведомственного архива.
30.
Наличие в ведомственном архиве следующих документов:
Организация работы экспертно-проверочной комиссии.
2.
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
3.
Наличие сводного паспорта архивов учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан.
4.
Развитие научно-исследовательской и научно-методической деятельности в области архивоведения, документоведения и вспомогательных исторических дисциплин.
5.
Состояние делопроизводства, ведомственного хранения документов.
6.
Наличие договоров об обязательстве по хранению и использованию документов Национального архивного фонда, заключенных с частными собственниками.
7.
Организация работы по обеспечению сохранности документов и создания страховых копий документов.
8.
Соответствие температурно-влажностного режима для хранения документов нормам, утвержденным приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93; (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 2679).
9.
Наличие в архивохранилище металлических дверей, металлических решеток, металлических и деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными средствами.
10.
Организация хранения и учета Государственного страхового фонда копий документов.
11.
Организация работы по передаче документов Национального архивного фонда на постоянное хранение.
12.
Организация работы по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок».