Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294 Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству (Утратил силу)


Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294 Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству (Утратил силу)

 

В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан «О нотариате», ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по нотариальному делопроизводству согласно приложению 1 к приказу.


3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.



4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

 

Зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан 12 сентября 2011 года под № 7182







Министр

Р. Тусупбеков



 

«СОГЛАСОВАН»

Министр связи и информации

Республики Казахстан

_______________ А. Жумагалиев

23 августа 2011 года

 

Приложение 1

к приказу Министра юстиции

Республики Казахстан

от 23 августа 2011 года № 294

 

 

Инструкция

по нотариальному делопроизводству

 

1. Общие положения

 


Инструкция регламентирует и детализирует порядок организации работы нотариусов с документами и ведения электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее - электронный реестр ЕНИС).

Регистрация нотариальных действий государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой ведется в реестре для регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС.

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.

3. Организация и правильное ведение делопроизводства, хранение и учет, использование архивных документов, а также сдача нотариальных документов в государственный архив на постоянное хранение ведется в государственной нотариальной конторе одним из нотариусов государственной нотариальной конторы, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.

Организацию и правильное ведение делопроизводства и архива нотариуса, занимающегося частной практикой, ведет сам нотариус.

Контроль за исполнением требований настоящей Инструкции государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет территориальный орган юстиции совместно с территориальной нотариальной палатой.

4. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема-передачи. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий частный нотариальный архив.

5. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, право доступа к данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС частного нотариуса, передается в частный нотариальный архив следующим образом:

территориальный орган юстиции в ЕНИС регистрирует сведения о назначении проверки деятельности нотариуса (дата, номер приказа, основание);

нотариальная палата в ЕНИС регистрирует сведения о приеме и передаче архивных документов нотариуса;

Министерство юстиции Республики Казахстан регистрирует в ЕНИС сведения о прекращении действия лицензии (дата, номер приказа, основание).

При регистрации указанных сведений доступ к данным, находящимся в ЕНИС, предоставляется частному нотариальному архиву.

Право доступа к сведениям электронного реестра ЕНИС государственного нотариуса предоставляются территориальному органу юстиции путем введения в ЕНИС сведений о приказе об увольнении государственного нотариуса.

6. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса, увольнении или нахождении в отпуске государственного нотариуса, Министерство юстиции Республики Казахстан блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС, путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или увольнении, нахождении в отпуске) с момента введения в действие приказа. При восстановлении действия лицензии Министерством юстиции Республики Казахстан производится его разблокировка.


В период остановки работы ЕНИС, нотариус, занимающийся частной практикой и государственный нотариус, регистрирует нотариальные действия в реестре для регистрации нотариальных действий.

При восстановлении работы ЕНИС записи в реестре для регистрации нотариальных действий, переносятся в электронный реестр ЕНИС не позднее текущего дня, когда возобновлена работа ЕНИС.

8. Использование нотариусом, занимающимся частной практикой или государственным нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

 

 

2. Подготовка служебных документов

 

9. Подготовка служебных документов оформляется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 5834).

10. При направлении документа организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ в дательном падеже.

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации, которой направляется документ.

В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

11. Датирование документов производится двумя способами: написания числа, месяца и года цифрами, название месяца прописью (27 января 2011), тремя парами арабских цифр (27.01.11). Если число и номер месяца состоят из одной цифры, то впереди добавляется «0» (02.02.11).

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

12. Все экземпляры служебных документов подписываются, государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой (наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, (например, нотариус (подпись) О.О. Омарова).

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

13. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении указывается количество листов и число экземпляров.

14. При ответе на запрос делается ссылка на номер и дату документа-запроса.

15.Документы, состоящие из двух и более листов пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

 

 

3. Прием, регистрация и отправление документов

 

16. Регистрации подлежит вся поступающая к нотариусу корреспонденция, в том числе заявления об отказе от наследства, заявления о принятии наследства, заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, поступающие по почте или нарочно нотариусу, занимающемуся частной практикой и в государственную нотариальную контору.

При принятии документов нарочно нотариус, занимающийся частной практикой или государственный нотариус, выдает расписку в их получении.

17. Для учета документов и контроля за их исполнением нотариусы ведут журналы:



18. Документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой и государственному нотариусу, проходят регистрацию в журнале входящей корреспонденции.

На полученном документе на нижнем поле первого листа справа проставляется дата и номер его регистрации, соответствующий порядковому номеру в журнале входящей корреспонденции, а также номер наряда, в который документ подшивается.

19. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

На документе проставляется регистрационный штамп по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции, который соответствует порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции, а также номер наряда, в котором будет храниться его копия.

20. Корреспонденция направляется адресатам по почте или нарочно.

 

 

5. Порядок ведения реестра для регистрации нотариальных действий. Регистрация нотариальных действий

 

21. В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС (далее - Реестры).

22. Реестр для регистрации нотариальных действий прошнуровывается, листы пронумеровываются и скрепляются печатью и подписью, в государственных нотариальных конторах - работником территориального органа юстиции, нотариуса, занимающегося частной практикой - территориальной нотариальной палатой.

23. Нотариус имеет один реестр для регистрации нотариальных действий. Одновременное ведение нескольких реестров не допускается.

Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер. Номера не дублируются, не записываются через дробь.

24. Нотариальное действие регистрируется нотариусом в реестре после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан нотариусом.

25. Подчистки в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются. Поправки, оговорки, исправления скрепляются подписью и печатью нотариуса. Записи карандашом в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются.


В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе «Примечание».

26. В реестры записываются все действия, совершаемые нотариусами. Номера и записи в реестре для регистрации нотариальных действий должны соответствовать номерам и записям в электронном реестре ЕНИС.

27. Реестр для регистрации нотариальных действий состоит из 7 граф по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции, которые заполняются следующим образом:

в графе 1 - номер нотариального действия (указывается порядковый номер зарегистрированного нотариального действия);

в графе 2 - дата совершения нотариального действия (указывается дата совершения нотариального действия);

в графе 3 - наименование и место жительства лиц, для которых совершено нотариальное действие (указываются фамилия, имя, отчество и место жительства граждан или их представителей (родителей, опекунов, попечителей), наименование юридических лиц и место их нахождения, для которых совершено нотариальное действие. Если один из участников сделки действует по доверенности, дополнительно указываются фамилия, имя, отчество доверителя, номер и дата выдачи доверенности. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и место жительства граждан, подписавшихся за лиц, которые не могут самостоятельно подписаться, а также переводчиков.

В тех случаях, когда экземпляр нотариально оформленного документа (договор, завещание, доверенность, свидетельство) остается в делах государственной нотариальной конторы или у частного нотариуса, адреса сторон не указываются);

в графе 4 - реквизиты документа, удостоверяющего личность, явившегося для совершения нотариального действия (указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, обратившихся за совершением нотариального действия);

в графе 5 - содержание нотариального действия (при свидетельствовании верности копии документа указывается число экземпляров копии, количество страниц, наименование документа, фамилия и инициалы лица, на имя которого выдан документ, наименование органа, выдавшего документ. При удостоверении сделок в этой графе указывается вид сделки (завещание, договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство т.д.). При удостоверении доверенности указывается вид доверенности);

в графе 6 - взыскана государственной пошлины (тарифа) или отметка об освобождении от уплаты (указывается сумма взысканной госпошлины государственным нотариусом или сумма, оплаченная частному нотариусу за совершение нотариальных действий, при взыскании суммы по платежному поручению указываются номер и дата его выдачи. В случае освобождения гражданина от уплаты госпошлины или от уплаты суммы частному нотариусу, указывается «от уплаты освобожден на основании...» (указывается основание освобождения);

в графе 7 - расписка в получении нотариально оформленного документа.

28. Электронный реестр ЕНИС состоит из 9 граф по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции, которые заполняются следующим образом:

в графе 1 - номер (указывается номер нотариуса, присвоенный ЕНИС и порядковый номер реестра);

в графе 2 - дата регистрации (указывается дата регистрации нотариального действия);

в графе 3 - фактическая дата совершения (дата фактического совершения нотариального действия (по причине остановки работы ЕНИС либо совершения нотариального действия с выездом);

в графе 4 - участники (указываются фамилия, имя, отчество, дата и место их рождения, наименование юридических лиц и место их нахождения, для которых совершено нотариальное действие. Если один из участников сделки действует по доверенности, дополнительно указываются фамилия, имя, отчество доверителя, номер и дата выдачи доверенности. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество, подписавшихся за лиц, которые не могут самостоятельно подписать документ).

в графе 5 - документы, удостоверяющие личность (указывается индивидуальный идентификационный номер (ИИН). В случае отсутствия у лица, обратившегося за совершением нотариального действия ИИН, ввод его данных производится в ручную (реквизиты документа, удостоверяющего личность, номер, дата, кем выдан документ (удостоверение личности или паспорт);

в графе 6 - взыскано (указывается сумма, взысканная за совершение нотариального действия);

в графе 7 - статус (документ, подтвержденный, не подтвержденный, отмененный). Подтвержденный (документ, который удостоверен нотариусом), не подтвержденный (в случае если обратившееся лицо отказалось от совершения нотариального действия, при этом указывается причина отмены), отмененный (отмененное нотариальное действие на основании заявлений, соглашения сторон, расторжения договора);

в графе 8 - содержание нотариального действия. При удостоверении сделок в этой графе указывается вид сделки (завещание, договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство и т.д.). При удостоверении доверенности указывается вид доверенности. При свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, количество экземпляров копии;

в графе 9 - примечание (указываются оговорки, исправления, признания нотариального действия недействительным, вследствие его отмены на основании решения суда).


 

 

6. Оформление документов, предназначенных для действий за границей

 

30. При подписании документов, предназначенных для действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия в документе, пишет в строку свою фамилию, имя, отчество в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.

31. При заполнении удостоверительных надписей фамилия, имя, отчество нотариуса указывается полностью, а также полное наименование государственной нотариальной конторы строго в соответствии с оттиском печати, дату обозначать словами. Фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.

32. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. Весь текст печатается (в том числе порядковый номер реестра для регистрации нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины или сумма, оплаченная нотариусу, занимающемуся частной практикой, за совершение нотариального действия).

33. Лицам, от имени которых совершается нотариальное действие, выдаются первые экземпляры документов.

Документы не сгибаются, незаполненные до конца строки, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичных штампов не допускается.

Документы сшиваются шелковой ниткой или лентой красного или белого цвета в три прокола.

 

 

7. Печать, штампы и бланки нотариуса

 

34. Нотариус имеет личную печать (далее - Печать).

35. Печать государственного нотариуса изготавливается в соответствии с требованиями статьи 21 Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан», статьи 22 Закона.

36. Печать нотариуса, занимающегося частной практикой, изготавливается в соответствии с приказом Министра юстиции Республики Казахстан «О печати частного нотариуса», утвержденного 24 февраля 1999 года № 16 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 702).

37. Написание фамилии, имени и отчества нотариуса в тексте печати производится по документу, удостоверяющему его личность.


39. Печать используется нотариусом, занимающимся частной практикой и государственным нотариусом, для скрепления своей подписи на тексте удостоверительной надписи при выдаче нотариально удостоверенного либо засвидетельствованного документа, на постановлении, поручении (запросе) и на документах, связанных с деятельностью нотариуса.

40. Об утрате или хищении печати, нотариус, занимающийся частной практикой и государственный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции и нотариальную палату в течение одного дня со дня обнаружения ее утраты или хищения.

41. При освобождении от должности государственного нотариуса или прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, печать нотариуса уничтожается.

42. В случае приостановления действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой или нахождении в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) государственного нотариуса или нотариуса, занимающегося частной практикой, печать сдается на хранение на период приостановления действия лицензии или нахождении в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в территориальный орган юстиции в течение одного рабочего дня с момента ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии или со дня выхода в отпуск (в том числе по уходу за ребенком).

43. При пользовании печати, применяется синий или фиолетовый красители, не допуская применения черного, многоцветного красителей.

44. Территориальный орган юстиции в случае утраты или уничтожения печати публикует информацию на Интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.


46. Нотариус имеет личные бланки (далее - Бланки).

47. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, уполномоченными на соответствующий вид деятельности, по заказам территориального органа юстиции или территориальной нотариальной палаты и подлежат учету.

Бланк изготавливается на документной защищенной без оптических отбеливателей с водяным знаком бумаге, с написанием два раза слова «Казахстан» сокращенно на английском языке (KAZ) между которыми отображен казахский орнамент.

Формат бланка лист А-4, цвет белый с последовательной нумерацией порядкового номера в нижнем правом углу.


49. Бланки используются нотариусом, занимающимся частной практикой и государственным нотариусом при совершении нотариальных действий.

Не подлежит оформлению на бланке и выполняется на обычной бумаге экземпляры договора, а также экземпляры документов, которые остаются в делах у частного нотариуса (на оставшемся в деле у частного нотариуса экземпляре документа записываются номера бланков, использованных для оформления экземпляров документа, выданных лицам, обратившимся за совершением нотариального действия).

Не допускается применение бланков при изготовлении писем нотариуса и документов, не связанных с оформлением нотариального действия.

50. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата ведет учет бланков полученных от изготовителя, выданных частному нотариусу, возвращенных, неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми номерами, в случае прекращения или приостановления лицензии на право занятия нотариальной деятельностью.

51. В случае утраты, хищения бланков частный нотариус или территориальная нотариальная палата, сообщает об этом в органы внутренних дел и территориальный орган юстиции в течение одного рабочего дня с момента выявления их утраты или хищения.


53. В случае порчи бланка при совершении нотариальных действий, нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственным нотариусом, производится на самом бланке по диагонали его формата запись «испорчено» печатными заглавными буквами чернилами черного или фиолетового цвета. Запись заверяется подписью нотариуса, заполнявшего бланк. Испорченные бланки подлежат возврату в территориальный орган юстиции или территориальную нотариальную палату.


55. При оформлении документов используются мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание незаполненных мест штампа при помощи использования технических средств или от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета. Допускается проставление от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств. При написании удостоверительной надписи от руки также используется краситель синего или фиолетового цвета.

56. Печати, личные бланки, штампы удостоверительных надписей хранятся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах в помещении нотариуса, занимающегося частной практикой или государственной нотариальной конторе.

57. Использование, хранение и учет печати, личных бланков, штампов удостоверительных надписей, ведется нотариусом, занимающимся частной практикой, или одним из нотариусов государственной нотариальной конторы, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.

 

 

8. Составление номенклатуры дел

 

58. Номенклатура дел предназначена для группировки документов в дела, систематизации и учета дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно).

59. Номенклатура дел, составляется (не позднее 15 ноября текущего года) нотариусом, занимающимся частной практикой, в государственной нотариальной конторе одним из нотариусов государственной нотариальной конторы и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.

Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции, нотариуса, занимающегося частной практикой, самим нотариусом.

60. Номенклатура дел в государственной нотариальной конторе согласовывается с государственным архивом.

Нотариус, занимающийся частной практикой не представляет номенклатуру дел на согласование в государственный архив.

61. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 14 к настоящей Инструкции, включающей в себя заголовки дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса с указанием их срока хранения (дела, реестры, книги, журналы). Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.

В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.

62. По окончании года в номенклатуру дел по форме согласно приложению 15 к настоящей Инструкции вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов.

Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой.

63. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у нотариуса, занимающегося частной практикой, документы после их исполнения группируются в наряды.

64. В наряды группируются документы одного года.

65. Статистические отчеты должны подшиваться в наряде того года, к которому они относятся по содержанию независимо от времени их составления.

66. Не допускается включение в наряды не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

 

 

9. Формирование дел

 

67. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу, определенному нотариальному действию.

68. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.

69. Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке; в деле «Переписка» документы-запросы группируются с документами-ответами.

70. При формировании дел нотариус, занимающийся частной практикой и государственный нотариус соблюдают следующие:

помещает в дела документы в соответствии с заголовками дел утвержденной номенклатуры дел;

формирует в дела документы по срокам их хранения;

группирует в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

присоединяет к документам, к которым они относятся документы независимо от даты их утверждения или составления;

подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, не подшиваются;

помещает в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте и телефонограммы.

71. По объему дело, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250 дело подразделяется на тома.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением «т.1», «т.2».

72. Копии постановления и распоряжения нотариуса, занимающегося частной практикой и государственного нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в наследственные дела.

73. Копия постановления об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

Копия постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариального действия.

 

 

10. Оформление дел. Составление описи дел

 

74. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

75. Дела нотариуса, занимающегося частной практикой, и государственной нотариальной конторы подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).


кем заведено дело - фамилия, инициалы нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование государственной нотариальной конторы прописью;

номенклатурный индекс (переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома);

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела (дата заведения и окончания дела, в том числе, состоящего из нескольких томов, считаются даты самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело, которые оформляются словесно-цифровым способом);

количество листов в деле (томе) (проставляется в соответствии с данными листа-заверителя);

срок хранения дела (в соответствии с номенклатурой дел).

77. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.

78. При полном оформлении дела документы перегруппируются в прямой хронологической последовательности с января по декабрь.

79. Полное оформление дела после завершения его в делопроизводстве для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривает:

нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку; прошивание прочными нитками в четыре прокола; заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 76 настоящей Инструкции.

80. Все листы дела, включая помещенные в дело конверты, нумеруются карандашом.

Отдельно нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, а том из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.

81. Лист-заверитель подшивается в конце дела.

В листе-заверителе по форме согласно приложению 17 к настоящей Инструкции цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе), оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы.

На листе-заверителе должны отражаться любые изменения в оформленных делах: изъятие документов, добавление документов, которое делается путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, изменения оговариваются нотариусом, датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле.

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи с проставлением печати нотариуса.


Внутренняя опись составляется на отдельном листе. Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, в графе 2 - указывается индекс документа согласно номенклатуры дел, графе 3 - указывается дата документа, графе 4 - наименование нотариального действия, графе 5 - номера листов, на которых расположен каждый документ.

Все документы и копии документов, прилагаемые к удостоверенному документу и подшитые к нему, во внутренней описи не упоминаются. При этом в графе «номера листов дела» проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

Внутренняя опись должна иметь итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.

83. Частично оформляются дела временного хранения (10 лет и менее).

Дела временного (до 10 лет) хранятся в скоросшивателях, не производится пересистематизация документов, листы дела не нумеруются, заверительные надписи, лист-заверитель, внутренняя опись не составляются.


На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.

85. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся в данной описи.

86. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, в государственной нотариальной конторе, государственным нотариусом, на которого возложена организация и правильное ведение делопроизводства согласно приказа начальника территориального органа юстиции.

87. Документы, хранящиеся в делах нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:

лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: документа, удостоверяющего личность;

документа, подтверждающего полномочия представителя;

документа, послужившего основанием для возврата документа (соглашение о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);

работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении документа, на основании которого производится изъятие.

Возврат или изъятие документов из дела производится в следующем порядке: дело расшивается, изымаются документы, на их место подшиваются копии изъятых документов, которые заверены подписью и оттиском печати нотариуса и документ, на основании которого произведен возврат или изъятие (протокол выемки, определение (запрос) суда, соглашение о расторжении договора). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой, составляется сопроводительное письмо, копия которого подшивается в дело.

Меняется нумерация листов дела, при этом на листе-заверителе делается отметка об изменении нумерации листов.

88. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.

89. Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях подшиваются в дело.

90. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, занимающимся частной практикой или государственным нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью нотариальной палаты. Для книг, ведение которых осуществляется государственными нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа юстиции.

 

 

11. Временное хранение дел. Передача дел. Обеспечение сохранности архивных документов

 

91. Дела, том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированные у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, с момента их заведения до момента передачи в частный нотариальный архив или государственный архив подлежат временному хранению у нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе.

92. В случае приостановления действия лицензии на право занятия нотариальной деятельностью нотариуса, занимающегося частной практикой на нотариуса, его заменяющего, одновременно с передачей полномочий совершения нотариальных действий, передаются номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении, о чем издается приказ территориального органа юстиции согласованный с территориальной нотариальной палатой.

93. Для централизованного





(c) 2020 - All-Docs.ru :: Законодательство, нормативные акты, образцы документов