4. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема-передачи. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий частный нотариальный архив.
6. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса, увольнении или нахождении в отпуске государственного нотариуса, Министерство юстиции Республики Казахстан блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС, путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или увольнении, нахождении в отпуске) с момента введения в действие приказа. При восстановлении действия лицензии Министерством юстиции Республики Казахстан производится его разблокировка.
10. При направлении документа организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ в дательном падеже.
12. Все экземпляры служебных документов подписываются, государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой (наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, (например, нотариус (подпись) О.О. Омарова).
16. Регистрации подлежит вся поступающая к нотариусу корреспонденция, в том числе заявления об отказе от наследства, заявления о принятии наследства, заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, поступающие по почте или нарочно нотариусу, занимающемуся частной практикой и в государственную нотариальную контору.
в графе 3 - наименование и место жительства лиц, для которых совершено нотариальное действие (указываются фамилия, имя, отчество и место жительства граждан или их представителей (родителей, опекунов, попечителей), наименование юридических лиц и место их нахождения, для которых совершено нотариальное действие. Если один из участников сделки действует по доверенности, дополнительно указываются фамилия, имя, отчество доверителя, номер и дата выдачи доверенности. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и место жительства граждан, подписавшихся за лиц, которые не могут самостоятельно подписаться, а также переводчиков.
в графе 5 - содержание нотариального действия (при свидетельствовании верности копии документа указывается число экземпляров копии, количество страниц, наименование документа, фамилия и инициалы лица, на имя которого выдан документ, наименование органа, выдавшего документ. При удостоверении сделок в этой графе указывается вид сделки (завещание, договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство т.д.). При удостоверении доверенности указывается вид доверенности);
в графе 4 - участники (указываются фамилия, имя, отчество, дата и место их рождения, наименование юридических лиц и место их нахождения, для которых совершено нотариальное действие. Если один из участников сделки действует по доверенности, дополнительно указываются фамилия, имя, отчество доверителя, номер и дата выдачи доверенности. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество, подписавшихся за лиц, которые не могут самостоятельно подписать документ).
в графе 5 - документы, удостоверяющие личность (указывается индивидуальный идентификационный номер (ИИН). В случае отсутствия у лица, обратившегося за совершением нотариального действия ИИН, ввод его данных производится в ручную (реквизиты документа, удостоверяющего личность, номер, дата, кем выдан документ (удостоверение личности или паспорт);
в графе 7 - статус (документ, подтвержденный, не подтвержденный, отмененный). Подтвержденный (документ, который удостоверен нотариусом), не подтвержденный (в случае если обратившееся лицо отказалось от совершения нотариального действия, при этом указывается причина отмены), отмененный (отмененное нотариальное действие на основании заявлений, соглашения сторон, расторжения договора);
30. При подписании документов, предназначенных для действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия в документе, пишет в строку свою фамилию, имя, отчество в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
31. При заполнении удостоверительных надписей фамилия, имя, отчество нотариуса указывается полностью, а также полное наименование государственной нотариальной конторы строго в соответствии с оттиском печати, дату обозначать словами. Фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
32. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. Весь текст печатается (в том числе порядковый номер реестра для регистрации нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины или сумма, оплаченная нотариусу, занимающемуся частной практикой, за совершение нотариального действия).
39. Печать используется нотариусом, занимающимся частной практикой и государственным нотариусом, для скрепления своей подписи на тексте удостоверительной надписи при выдаче нотариально удостоверенного либо засвидетельствованного документа, на постановлении, поручении (запросе) и на документах, связанных с деятельностью нотариуса.
Не подлежит оформлению на бланке и выполняется на обычной бумаге экземпляры договора, а также экземпляры документов, которые остаются в делах у частного нотариуса (на оставшемся в деле у частного нотариуса экземпляре документа записываются номера бланков, использованных для оформления экземпляров документа, выданных лицам, обратившимся за совершением нотариального действия).
50. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата ведет учет бланков полученных от изготовителя, выданных частному нотариусу, возвращенных, неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми номерами, в случае прекращения или приостановления лицензии на право занятия нотариальной деятельностью.
53. В случае порчи бланка при совершении нотариальных действий, нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственным нотариусом, производится на самом бланке по диагонали его формата запись «испорчено» печатными заглавными буквами чернилами черного или фиолетового цвета. Запись заверяется подписью нотариуса, заполнявшего бланк. Испорченные бланки подлежат возврату в территориальный орган юстиции или территориальную нотариальную палату.
57. Использование, хранение и учет печати, личных бланков, штампов удостоверительных надписей, ведется нотариусом, занимающимся частной практикой, или одним из нотариусов государственной нотариальной конторы, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.
На листе-заверителе должны отражаться любые изменения в оформленных делах: изъятие документов, добавление документов, которое делается путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, изменения оговариваются нотариусом, датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе. Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, в графе 2 - указывается индекс документа согласно номенклатуры дел, графе 3 - указывается дата документа, графе 4 - наименование нотариального действия, графе 5 - номера листов, на которых расположен каждый документ.
Возврат или изъятие документов из дела производится в следующем порядке: дело расшивается, изымаются документы, на их место подшиваются копии изъятых документов, которые заверены подписью и оттиском печати нотариуса и документ, на основании которого произведен возврат или изъятие (протокол выемки, определение (запрос) суда, соглашение о расторжении договора). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой, составляется сопроводительное письмо, копия которого подшивается в дело.
90. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, занимающимся частной практикой или государственным нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью нотариальной палаты. Для книг, ведение которых осуществляется государственными нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа юстиции.
91. Дела, том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированные у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, с момента их заведения до момента передачи в частный нотариальный архив или государственный архив подлежат временному хранению у нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе.
92. В случае приостановления действия лицензии на право занятия нотариальной деятельностью нотариуса, занимающегося частной практикой на нотариуса, его заменяющего, одновременно с передачей полномочий совершения нотариальных действий, передаются номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении, о чем издается приказ территориального органа юстиции согласованный с территориальной нотариальной палатой.
