Правила оформления личных дел сотрудников органов государственной противопожарной службы Республики Казахстан. Приложение 8 к приказу Министра по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан от 1 июня 2012 года № 242 (с изменениями на 28.08.13г.)

к приказу Министра по чрезвычайным ситуациям

от 1 июня 2012 года № 242

Правила оформления личных дел сотрудников органов государственной противопожарной службы Республики Казахстан

1. Настоящие Правила о порядке оформления личных дел сотрудников органов государственной противопожарной службы Республики Казахстан (далее - Правила) определяют порядок оформления, ведения и хранения личных дел сотрудников органов государственной противопожарной службы (далее - ОГПС).

2. Личные дела сотрудников ОГПС оформляются и ведутся кадровыми службами центрального аппарата, ведомств, территориальных органов Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан (далее - Министерство).

3. Все должностные лица, привлекаемые к составлению личных дел, должны знать и соблюдать правила их составления, ведения.

4. Личное дело представляет собой совокупность основных документов, материалов и сведений, отражающих служебную (трудовую) деятельность сотрудника, биографические данные и другие сведения о нем.

2. Порядок оформления и ведения личного дела

5. Все документы личного дела (кроме фотокарточки) подшиваются по разделам в обложку из плотного картона синего цвета.

6. На обложке личного дела надписи выполняются тиснением золотистого цвета согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

7. Оформление обложки личного дела, включает указание фамилии, имени, отчества сотрудника в именительном падеже в строгом соответствии с документами, удостоверяющими личность, специальные звания и личный номер размером 140х15 мм. На торцевой стороне личного дела указываются фамилия и инициалы сотрудника размером 120х10 мм. Оформление обложки и личного дела составляется эстетично и единообразно, без использования рукописного текста.

8. Номер, за которым учтено личное дело по книге учета, проставляется на бумажной наклейке без рамок размером 20х20 мм на обложке и в верхней части торца личного дела.

9. В случаях поступления из другого органа в кадровую службу личного дела на переведенного сотрудника, то данное дело оформляется в соответствии с настоящими Правилами.

10. На внутренней стороне располагается конверт, в которой вкладывается цветная фотокарточка (анфас, бюст) сотрудника в установленной повседневной форме одежды (китель с установленными знаками различий) размером 9х12 см (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотокарточки чернилами записываются фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью сотрудника кадровой службы и оттиском печати кадровой службы или подразделения ОГПС.

Знаки различия на погонах должны соответствовать присвоенному специальному званию. При присвоении очередного специального звания фотокарточки заменяются: при присвоении очередного специального звания - в месячный срок, если специальное звание не меняется - через 5 лет.

Кадровые службы ведомств, территориальных органов и подведомственных государственных учреждений Министерства представляют в Департамент кадрового обеспечения Министерства по 2 фотокарточки размеров 9х12 см, 5х6 см, 3х4 см для включения в личные дела сотрудников ОГПС, относящихся к номенклатуре Министерства.

11. Личное дело сотрудников ОГПС состоит из разделов. В каждом разделе личного дела ведутся внутренние описи, в которые вносятся наименования, номера и даты всех подшитых в дело документов и количество листов.

12. Документы, находящиеся в личном деле, вносятся во внутренние описи разделов дела и нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу.

13. Личные дела сотрудников ОГПС состоят из пяти разделов:

1) В первый раздел личного дела подшиваются следующие документы:

послужной список согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

заключение комиссии по определению выслуги лет;

выписка из решения о продлении срока службы.

2) Во второй раздел личного дела подшиваются следующие документы:

заключения по итогам аттестации;

служебные характеристики;

представления к присвоению специальных званий сотрудникам, к снижению (восстановлению) в специальном звании и решение о задержке представления к присвоению;

результаты тестирования, нормативы по физической подготовке;

материалы по установлению надбавки к должностному окладу;

справки о выслуге лет для назначения пенсии;

наградные листы;

рапорты о перемещении по службе;

представление к увольнению из органов и подразделений Министерства.

3) В третий раздел личного дела подшиваются следующие документы:

заявление о приеме на службу в органы и подразделения Министерства;

личный листок по учету кадров;

автобиография, написанная от руки и отпечатанная на компьютере;

справка - объективка согласно приложению 3 к настоящему Порядку;

заключение о приеме на службу в органы и подразделения Министерства;

заключение военно-врачебной комиссии;

результаты психо-физиологического тестирования;

результаты полиграфологического исследования;

материалы стажировок;

лист с текстом Присяги;

три отзыва от соседей;

рапорт участкового инспектора полиции;

характеристика с последнего места работы;

подписка и обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайны;

обязательство государственного служащего по ограничениям, установленным Законом Республики Казахстан «О борьбе с коррупцией»;

копии дипломов (аттестатов) об окончании учебных заведений с приложениями об успеваемости, сертификатов, удостоверения личности, регистрационного номера налогоплательщика, социального индивидуального кода, водительского удостоверения, свидетельств о заключении или расторжении брака, рождении детей и т.д.

4) В четвертый раздел личного дела подшиваются архивные материалы:

послужные списки (копии послу